Configurar su propio sistema de reservas: paso a paso

Una comisión de Booking.com del 15 por ciento le cuesta 22,50 euros en una habitación de 150 euros. Por reserva parece manejable. Pero a 80 reservas al mes paga 1.800 euros en comisión, que suma 21.600 euros al año. Su propio sistema de reservas cuesta entre 600 y 1.400 euros ese mismo año en software y comisiones de pago. La brecha entre ambos es la cuestión.

El problema: todo a través de la plataforma no es estrategia

Muchas pequeñas acomodaciones saben que dependen demasiado de Booking.com, pero no saben exactamente qué significa su propio sistema o cuánta cuesta. Así que se queda en un deseo. Por qué esa dependencia le perjudica a largo plazo está en volverse menos dependiente de Booking.com.

La buena noticia: no tiene que configurar todo a la vez. Su propio sistema de reservas consta de piezas separadas que puede configurar en fases. Comienza con lo que tiene un impacto inmediato y añade el resto conforme crece.

Este artículo explica esas piezas, qué cuestan y cómo abordarlo sistemáticamente.

Los cuatro componentes

Un sistema de reservas completo propio tiene cuatro bloques de construcción. Funcionan juntos, pero no necesita todos a la vez.

1. Motor de reservas El motor de reservas es el botón en su propio sitio donde un huésped ve la disponibilidad, elige una habitación y paga. Este es el corazón de su canal directo. Sin un motor de reservas puede impulsar tráfico a su sitio, pero no puede convertirlo en reservas.

Ejemplos: Lodgify, Beds24, Smoobu, Little Hotelier. Véase elegir un módulo de reserva: comparación de opciones para una comparación.

2. Proveedor de pago con transferencia bancaria El motor de reservas muestra el formulario, el proveedor de pago procesa el pago. Para una acomodación, la transferencia bancaria es esencial: la mayoría de sus huéspedes la quieren. Mollie y Stripe son las opciones más utilizadas.

El proveedor de pago no cobra costes mensuales, solo un porcentaje por transacción. Con Stripe paga 1,5 por ciento más 0,25 euros por una transacción bancaria. En una reserva de 100 euros le cuesta 1,75 euros.

3. Channel manager Un channel manager sincroniza su disponibilidad entre su propio sitio y las plataformas en las que está. Reserve a alguien a través de Booking.com y esa habitación se bloquea automáticamente en su propio sitio y todas las otras plataformas.

Necesita un channel manager una vez que está activo en más de dos canales o tiene varias habitaciones donde las reservas dobles son demasiado costosas. Lea channel manager: ¿lo necesita? para la decisión.

4. Correos de confirmación Componente pequeño, gran impacto. Los correos de confirmación automáticos dan tranquilidad al huésped y reducen llamadas telefónicas. La mayoría de motores de reserva los envían por defecto, pero puede personalizarlos: ofrecer complementos, incluir reglas de la casa o enviar un recordatorio una semana antes de la llegada.

Ejemplo de cálculo: ¿cuánto cuesta y cuándo se amortiza?

Digamos que tiene un pequeño hotel con 8 habitaciones, valor medio de reserva de 150 euros sin impuestos, ocupación del 80 por ciento a través de Booking.com y comisión del 17 por ciento.

Ahora el tiempo de amortización. Digamos que desplaza el 10 por ciento de sus reservas a directo: son 8 reservas al mes adicionales en su propio sitio (en 80 reservas totales).

Ahorro de comisión por reserva directa al 17 por ciento: 150 x 0,17 = 25,50 euros. Coste por reserva directa: comisiones de pago 1,5 por ciento de 150 = 2,25 euros más 0,25 euros = 2,50 euros. Beneficio neto por reserva directa: 25,50 menos 2,50 = 23 euros.

En 8 reservas directas adicionales al mes: 8 x 23 = 184 euros al mes. Costes fijos del sistema al mes: 55 euros. Margen extra neto al mes: 129 euros. Por año: 1.548 euros.

Y esto es con un cambio conservador del 10 por ciento. Los costes del sistema se mantienen más o menos igual si desplaza el 20 o 30 por ciento. Si realmente quiere potenciar esa proporción, el sistema solo no lo hará: necesita una razón por la que el huésped se reserve directamente. Formas concretas de impulsar eso están en tácticas para más reservas directas. Calcule sus propios números en la calculadora de ahorro.

Plan de acción: cómo configurarlo

Este es el orden que funciona, incluyendo plazos realistas:

Tiempo total para los pasos 1 a 5: 1 a 2 medias jornadas. Estará en directo la misma semana.

Mensual vs. anual: ¿cuál es más inteligente?

Algunos motores de reservas ofrecen un plan anual con descuento. Otros funcionan por suscripción. La compensación:

• Mensual: compromiso menor, más fácil de cambiar si es necesario. Cuesta entre 10 y 20 por ciento más en base anual.
• Anual: entre 15 y 25 por ciento más barato, pero queda atrapado. Tiene sentido una vez que ha probado el primer mes y está satisfecho.

Siempre comience con una suscripción mensual o prueba gratuita. Solo después de dos o tres meses sabrá si el sistema funciona para usted.

Errores comunes

Querer demasiado a la vez. Configurar motor de reservas, channel manager, PMS, CRM y newsletter todo al mismo tiempo es la forma más segura de no terminar nada. Comience con lo que genera ingresos inmediatos.

Usar una herramienta gratuita que cobra comisión. Algunos motores de reserva son 'gratuitos' pero retienen entre 2 y 5 por ciento por reserva. Eso es más barato que Booking.com, pero no resuelve el principio de dependencia. Siempre lea la letra pequeña.

Esconder el botón de reserva. Los huéspedes que visitan su sitio queriendo reservar directamente se van si el botón no es inmediatamente visible. Póngalo en la navegación, en la página de inicio y en cada página de habitación.

No establecer prepago cuando tiene sentido. Si no solicita pago por adelantado en reservas directas, obtendrá más ausencias de las necesarias. Lea prepago vs. pago a la llegada para el compromiso por tipo de huésped.

Dejar el channel manager para cuando algo sale mal. Las reservas dobles le cuestan más que el software. Si está en tres o más canales, un channel manager no es un lujo.

No enviar un correo de bienvenida. El correo de confirmación es su primer contacto después de la reserva. Un correo genérico es una oportunidad perdida para gestionar expectativas y vender servicios adicionales (aparcamiento, desayuno, salida tardía).

Cómo funcionan juntos los componentes

En la práctica, el flujo es así:

1. El huésped visita su sitio y hace clic en 'Reservar Directamente'.
2. El motor de reservas muestra la disponibilidad de su calendario.
3. El huésped elige una habitación y paga mediante transferencia o tarjeta a través del proveedor de pago.
4. El motor de reservas confirma automáticamente por correo.
5. El channel manager bloquea esa habitación en Booking.com y otras plataformas.
6. Usted ve la reserva en su calendario o PMS.

Esos cinco pasos suceden automáticamente. No tiene que hacer nada entre la reserva y la confirmación.

¿Quién es propietario de sus datos de huéspedes?

Esta es la diferencia que no ve en la lista de precios, pero que vale más a largo plazo. Cuando un huésped se reserva a través de Booking.com, obtiene un correo anónimo y no puede simplemente ponerse en contacto para su próxima estancia. Cuando ese huésped se reserva a través de su propio sistema, el nombre, el correo y el historial de reservas están en su propia base de datos.

Eso tiene tres consecuencias prácticas. Una: puede enviar al huésped (con permiso) un newsletter u oferta repetida, lo que hace que las reservas directas repetidas sean mucho más baratas que las nuevas a través de la plataforma. Dos: construye una base de datos de huéspedes que da valor a su negocio, incluso en venta o transferencia. Tres: es responsable del RGPD. Así que elija un motor de reservas y proveedor de pago que alojen en la UE y ofrezcan un acuerdo de procesamiento de datos, y no guarde datos más tiempo del necesario.

En conclusión: la plataforma le presta el huésped, su sistema le da la relación. Esa relación es lo que hace que las reservas directas sean rentables a largo plazo.

Qué puede hacer ahora

Tres pasos concretos:

Primero, calcule sus costes actuales de comisión. Comisión de Booking.com calculada explica el modelo y muestra qué cambio modesto entrega.

Luego elija su motor de reservas. Elegir un módulo de reserva: comparar opciones compara las opciones más utilizadas por precio, soporte de transferencia e integraciones para pequeñas acomodaciones.

¿Necesita saber si un channel manager es para usted? Lea channel manager: ¿lo necesita?.

¿Quiere la visión completa antes de empezar? El hub de reservas directas tiene todos los pasos establecidos, desde calcular comisión hasta impulsar huéspedes repetidos.

¿Prefiere tener todo configurado de una vez? Compruebe construcción de sitios web para hoteles: configuraremos todo el sistema para usted, desde el botón de reserva hasta el correo de confirmación.