Elegir un módulo de reservas: opciones comparadas para B&B y hoteles

La mayoría de propietarios eligen su módulo de reservas basándose en el precio y es precisamente ahí donde las cosas salen mal.

El problema de elegir mal

Un módulo de reservas parece una opción técnica pero es una opción financiera. Un módulo que le cuesta 0 euros al mes pero cobra el 3 por ciento de comisión es más caro en 40 reservas de 120 euros que la mayoría de opciones de pago. Sin embargo, muchos pequeños propietarios de alojamientos eligen la versión gratuita porque el cero los atrae.

Este artículo explica en qué debe fijarse realmente y qué opciones cuestan concretamente para su tipo de alojamiento.

La primera pregunta que debe responder: ¿cuántas reservas procesa al mes a través de su propio sitio y cuántas quiere? Ese número determina qué estructura de costos le funciona.

Los tres tipos de módulos

Antes de comenzar a comparar, ayuda saber que existen tres modelos fundamentalmente diferentes.

Modelo 1: gratuito con comisión. El módulo no cuesta nada al mes pero se lleva un porcentaje de cada reserva. A veces también se agrupa como "contribución voluntaria" o se canaliza a través de su propio procesador de pagos con una tasa alta.

Modelo 2: precio mensual fijo, sin comisión. Paga una tarifa fija al mes, independientemente del número de reservas. Solo los costos de transacción de su proveedor de pago se suman, normalmente del 1,5 al 2,5 por ciento para iDEAL y tarjeta de crédito.

Modelo 3: sistema integrado con PMS. Un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) es un paquete todo en uno con módulo de reservas, channel manager, facturación y a veces un sistema de caja. Precio más alto pero menos herramientas separadas. ¿Quiere saber primero qué hace técnicamente un módulo de reservas y cómo difiere de un PMS? Lea qué es exactamente un motor de reservas.

Para pequeños alojamientos, el Modelo 2 es en la mayoría de los casos lo más inteligente. El Modelo 1 es una trampa, el Modelo 3 es excesivo a menos que crezca a 15 o más unidades.

Ejemplo de cálculo: gratuito frente a de pago

Saque las cuentas. Supongamos que tiene un B&B con 4 habitaciones. Procesa 40 reservas directas al mes a través de su propio sitio con un valor de reserva promedio de 120 euros.

En 40 reservas al mes, paga casi el doble con el módulo gratuito comparado con uno de pago. La diferencia es 1.308 euros al año, año tras año. Y eso es antes de la comisión que paga a través de Booking.com en reservas que no trasladó a directo.

Criterios de selección: en qué fijarse

Estos son los ocho criterios que importan. No todos pesan igual para cada tipo de alojamiento pero necesita saber qué hace cada módulo.

1. Sin comisión. Criterio más básico. Lea la letra pequeña. Busque términos como "comisión de reserva", "cargo de servicio" o "contribución de plataforma".

2. iDEAL y tarjeta de crédito. Los huéspedes holandeses prefieren iDEAL. Un módulo sin soporte iDEAL aumenta su tasa de abandono. Compruebe si el módulo funciona con Mollie, Stripe u otro proveedor de pago que ya usa.

3. Acoplamiento de channel manager. ¿Usa varios sitios además del suyo propio? Su disponibilidad necesita sincronizarse. Eso es lo que hace un channel manager. Algunos módulos lo tienen incorporado otros se conectan vía API a herramientas externas como Lodgify, Smoobu o Beds24.

4. Precio al mes. Calcule el precio total incluyendo costos para usuarios adicionales, multilingüe u opciones de acoplamiento. Las ofertas que comienzan baratas pero cobran por separado por extras son difíciles de comparar.

5. Facilidad de uso. ¿Qué tan rápido puede configurar una habitación nueva, paquete o precio estacional? Un módulo bueno pide diez minutos no un tutorial de una hora. Siempre pida una demostración o cuenta de prueba.

6. Multilingüe. ¿Recibe huéspedes extranjeros? Entonces un formulario de reserva en inglés o alemán es esencial. Algunos módulos admiten diez idiomas otros solo holandés.

7. Soporte en idioma holandés. Para la mayoría de pequeños propietarios de alojamientos el soporte en idioma holandés es el factor decisivo. Si algo sale mal quiere resolverlo rápidamente sin escribir un ticket en inglés.

8. Beneficios de reserva directa. Los mejores módulos le permiten vincular una oferta o beneficio a reservas directas por ejemplo estacionamiento gratuito o check in anticipado. Eso le da al huésped una razón para no volver a Booking.

Tabla de comparación: criterios por tipo de módulo

Recomendación por tipo de alojamiento

El módulo perfecto no existe. Lo que se adapta depende de cuántas unidades tenga cuántos canales usa y qué tan versado sea tecnológicamente.

Para un B&B, la facilidad de uso es el factor decisivo. No necesita informes complejos y probablemente maneja solo algunos canales. Elija un módulo sin comisión que admita iDEAL y que pueda configurar en una tarde.

Para un albergue, la gestión de camas pesa mucho. Quiere vender por litera no por habitación. No todos los módulos lo admiten. Compruebe explícitamente y pruebe si la versión multilingüe se lee bien también para huéspedes internacionales.

Para glamping, los precios estacionales y paquetes importan. Los glampsites a menudo combinan estadías nocturnas con un paquete de desayuno o actividad. Elija un módulo que agrupe paquetes y no requiera habilidades técnicas para agregar un nuevo tipo de alojamiento.

Para un hotel boutique, una vez que pasa 8 unidades un PMS ligero a menudo vale la pena por el costo más alto. Ahorra tiempo en check in facturación e informes de ocupación lo que el precio más elevado normalmente justifica. Explore qué paquetes se adaptan a su tamaño en un PMS para pequeños alojamientos antes de elegir.

Errores comunes

Tomar el módulo gratuito sin calcular costos. Este es el más común. Un módulo a 0 euros al mes suena atractivo pero una vez suma la comisión raramente es la opción más económica.

No comprobar si iDEAL funciona. El software extranjero admite tarjeta de crédito de forma predeterminada pero iDEAL necesita integración específica. Compruebe antes de firmar.

Pensar que no necesita un channel manager. Si vende tanto directo como a través de Booking.com o Airbnb mantener manualmente el calendario sincronizado es cuestión de tiempo antes de una reserva doble. Lea ¿necesita un channel manager? antes de elegir.

Poner el botón de reserva en un lugar poco visible. Un módulo de reservas que nadie ve no convierte. Ponga el botón en la parte superior de su página de inicio en cada página de habitación y en su navegación.

Elegir sin una reserva de prueba. Recorra todo el proceso de reserva como huésped incluyendo pago antes de ponerse en directo. También lea qué verifica cuando configura su propio sistema de reserva.

Cuándo vale la pena cambiar

Muchos propietarios se quedan en un módulo gratuito años porque cambiar parece un lío. La pregunta es simple: ¿a qué volumen un módulo de pago se amortiza?

Considere un módulo a 35 euros al mes sin comisión frente a un módulo gratuito que cobra el 3 por ciento. En un valor de reserva promedio de 120 euros ese 3 por ciento le cuesta 3,60 euros por reserva. El módulo de pago se amortiza una vez que procesa más de 10 reservas directas al mes (35 euros dividido por 3,60 es aproximadamente 10 reservas).

Ese es un punto de inflexión bajo. Un B&B con 3 habitaciones al 30 por ciento de ocupación ya está bien por encima. Concretamente:

1. Cuente sus reservas directas de los últimos tres meses y divida por 3.
2. Si está por encima de 10 al mes paga demasiado con un módulo gratuito.
3. Planee el cambio fuera de su temporada alta para poder probar en paz.

Un cambio normalmente toma media jornada de trabajo: transferir habitaciones y precios poner el widget en su sitio hacer una reserva de prueba. Se recupera esa media jornada en menos de un mes.

Lo que las reservas directas le cuestan realmente

Volvemos al núcleo. La pregunta no es "qué cuesta el módulo" sino "qué me cuesta en total una reserva directa y qué ahorro frente a una reserva de plataforma".

Tome un B&B con 5 habitaciones ocupación del 50 por ciento 120 euros por habitación por noche 70 noches al mes. Ahora está completamente en Booking.com con comisión del 15 por ciento.

Costos vía Booking.com: 70 reservas x 120 euros x 15% = 1.260 euros de comisión al mes.

Supongamos que desplaza el 25 por ciento a directo. Eso son 17 reservas al mes.

• Comisión ahorrada: 17 x 18 euros = 306 euros al mes.
• Costos del módulo (de pago 35 euros/mes) más costos de pago (2% de 17 x 120 = 2.040 euros = 41 euros): 76 euros al mes.
• Beneficio neto: 230 euros al mes u 2.760 euros al año.

Eso es lo que una opción por un módulo sin comisión le aporta. Calcúlelo para sus propios números a través de la calculadora de ahorro o lea primero qué comisión de Booking.com le cuesta al año.

Lo que puede hacer ahora

Ahora sabe cuáles son los tres tipos de módulos cómo juegan los costos en su volumen de reservas y qué se adapta por tipo de alojamiento.

Próximos pasos:

1. Calcule cuántas reservas directas procesa o quiere al mes.
2. Compare costos totales: precio mensual más costos de pago más cualquier comisión.
3. Pida una demostración a dos o tres módulos sin comisión que admitan iDEAL.
4. Haga una reserva de prueba antes de ponerse en directo.

¿Quiere saber si también necesita un channel manager? Lea channel manager necesario o no. O vea qué incluye configurar su propio sistema de reserva. Un módulo de reservas es una rueda en un sistema más grande: la estrategia completa para trasladar huéspedes de Booking a su propio sitio la encuentra en la guía completa de reservas directas. Y si quiere un nuevo sitio creado que fomente las reservas directas compruebe tener un sitio web creado para hoteles y B&B.