Channel manager: ¿Realmente necesita uno para su alojamiento?

La mayoría de alojamientos de pequeña escala no necesitan aún un channel manager. Sin embargo los propietarios a menudo compran uno tan pronto como lanzan su primer botón de reserva aunque el problema que el software resuelve aún no ha aparecido.

Qué es un channel manager y qué hace

Un channel manager es software que sincroniza su disponibilidad y precios en múltiples canales de ventas. Una vez que una habitación se reserva en Booking.com el channel manager cierra automáticamente esa misma habitación en Airbnb su sitio de reserva y todos los otros canales donde esté activo.

Eso suena lógico pero solo es útil si realmente tiene múltiples canales. Si solo usa Booking.com y nada más un channel manager es inútil para usted.

El sistema funciona de la siguiente manera:

1. Llega una reserva a través de uno de sus canales digamos Booking.com.
2. El channel manager recibe la reserva vía conexión API.
3. La disponibilidad se actualiza en todos los otros canales dentro de segundos.
4. Los precios también se pueden gestionar centralmente así no tiene que iniciar sesión en cada plataforma por separado.

Sin un channel manager lo hace manualmente. Inicia sesión en Booking.com bloquea la habitación luego inicia sesión en su propio sistema la bloquea también y así sucesivamente. Con dos canales eso toma cinco minutos. Con cuatro canales y un fin de semana ocupado le cuesta un overbooking.

El problema: cuándo lo manual ya no funciona

Un overbooking es una de las peores situaciones para un pequeño alojamiento. Tiene que llamar a un huésped arreglárselas una alternativa limitar daño de reputación. Y es completamente evitable.

El riesgo de overbooking aumenta en dos situaciones:

• Vende a través de tres o más canales al mismo tiempo.
• Tiene pocas habitaciones por lo que cada habitación representa una gran parte de sus ingresos.

Si tiene tres habitaciones y dos canales es realista que la misma habitación se reserve a través de dos canales al mismo tiempo. Especialmente en fechas ocupadas cuando las reservas llegan en rápida sucesión. La gestión manual finalmente fallará.

Si tiene diez habitaciones y dos canales el riesgo es menor pero aún presente con alta ocupación.

Ejemplo de cálculo: cuándo se amortiza un channel manager

Supongamos que tiene un B&B con 4 habitaciones y está activamente en tres canales: Booking.com Airbnb y su propio sitio de reserva. Promedia 40 reservas al mes.

Sin un channel manager gasta aproximadamente 10 minutos por reserva actualizando manualmente la disponibilidad en los tres canales. Eso son 400 minutos al mes casi 7 horas.

Un channel manager le cuesta 40 euros al mes. ¿Vale su tiempo 40 euros por 7 horas? Casi ciertamente.

Pero también hay un cálculo de costo directo:

Si espera un overbooking menos de una vez al trimestre el caso comercial para un channel manager es débil solo en reducción de costos. Los ahorros de tiempo y la tranquilidad son el argumento real.

Tabla de decisión: ¿necesita un channel manager?

Esta es la pregunta central. Use la tabla para evaluar su propia situación.

El umbral para la mayoría de pequeños alojamientos está en tres canales activos. Si está en dos canales y considerando agregar un tercero ese es el momento para configurar un channel manager no después.

Errores comunes

Comprar demasiado pronto antes de que el problema exista. El error más común: escucha que necesita un channel manager tan pronto como instala un módulo de reservas así que compra uno. Pero si solo estaba en Booking.com hasta entonces y ahora también quiere reservar directamente tiene dos canales. Eso es manejable manualmente. Espere hasta que realmente sincronice múltiples canales.

Comprar un PMS cuando solo necesita un channel manager. Un PMS (Sistema de Gestión de Propiedades) es software que hace todo: gestión de reservaciones check in limpieza facturación. Es caro y complejo. Si solo quiere evitar que las habitaciones se vendan dos veces no necesita un PMS solo un channel manager y a veces ni eso. Inseguro si un PMS se adapta a su escala lea primero qué elección de PMS tiene sentido para pequeños alojamientos.

Continuar actualizando manualmente la disponibilidad junto a un channel manager. Una vez que tiene un channel manager debe hacer todas las actualizaciones a través de ese sistema. Si también inicia sesión manualmente en Booking para cambiar la disponibilidad interrumpe la sincronización y crea precisamente el problema que el software debía resolver.

Subestimar los costos. Un channel manager de 40 euros al mes son 480 euros al año. No es una cantidad grande pero tampoco es una opción gratis. Primero calcule cuántas reservas directas hace y qué genera eso antes de comprometerse con una tarifa mensual. El artículo sobre comisión de Booking.com calculada le ayuda a hacer esa comparación.

¿En qué orden configura esto?

Si decide que necesita un channel manager el orden de configuración determina qué tan suavemente va. La mayoría de propietarios cometen el error de activarlo todo a la vez y pierden el rastro una vez que la primera sincronización falla.

Siga este orden:

1. Lance primero su propio módulo de reservas. Este es su canal más importante porque no paga comisión aquí. Si aún no está seguro exactamente de qué es lea cómo funciona un módulo de reservas y cuándo lo necesita.
2. Luego acople Booking.com. Pruebe con una reserva de prueba para ver si la disponibilidad realmente se mantiene sincronizada. Bloquee una fecha en su módulo de reservas y compruebe si se cierra en Booking.com dentro de minutos.
3. Agregue canales adicionales al final como Airbnb o Expedia. Cada canal que agregue aumenta la posibilidad de un error de sincronización así que pruebe cada acoplamiento por separado antes de agregar el siguiente.

Planee media jornada para configurar y probar. No abra su disponibilidad completa hasta que haya visto al menos tres reservas de prueba sincronizarse sin error.

Lo que puede hacer ahora

Tres pasos para determinar si necesita un channel manager.

Paso 1. Cuente sus canales activos. Cada plataforma donde los huéspedes pueden actualmente reservar una habitación con usted cuenta. Booking.com Airbnb su propio sitio web con botón de reserva. Teléfono directo/email no cuentan porque no son canales automatizados.

Paso 2. Compruebe su ocupación en fechas ocupadas. ¿Qué tan cerca llega de lleno los fines de semana y eventos? Cuanto mayor sea su ocupación mayor será el riesgo de que una habitación se reserve a través de dos canales en los minutos antes de que actualice manualmente.

Paso 3. Establezca su umbral. Con dos canales y ocupación baja lo gestiona manualmente. Con tres canales u ocupación alta con dos canales la inversión de 30 a 50 euros al mes se recupera rápidamente.

Si aún no tiene su propio botón de reserva en su sitio ese es el primer paso. Lea qué es un módulo de reservas y cuándo lo necesita o vaya directamente a la comparación de módulos de reservas si ya sabe que quiere uno.

¿Quiere tenerlo todo configurado incluyendo channel manager acoplamiento y su propio sitio de reserva? Vea automatización para alojamientos. Y primero calcule cuánto ahora gasta en comisión usando la calculadora de ahorro para saber cuánto espacio tiene para software.

La pregunta no es si un channel manager es software útil. Lo es. La pregunta es si su situación justifica uno. Para la mayoría de alojamientos de pequeña escala en los Países Bajos la respuesta es: aún no pero guarde este artículo para cuando agregue un tercer canal.

¿Quiere ver la imagen completa de cómo se vuelve menos dependiente de Booking.com y reserva más directamente? Lea la guía completa de reservas directas.