Mettre en place votre propre système de réservation: étape par étape

Booking.com avec une commission de 15 % vous coûte 22,50 euros sur une chambre de 150 euros. Par réservation, cela semble gérable. Mais avec 80 réservations par mois, vous payez 1 800 euros de commission, ce qui accumule 21 600 euros par an. Votre propre système de réservation coûte 600 à 1 400 euros cette même année en logiciels et frais de paiement. L'écart entre eux est la question.

Le problème: tout par la plateforme n'est pas une stratégie

De nombreuses petites accommodations savent qu'elles sont trop dépendantes de Booking.com, mais ne savent pas exactement ce que signifie leur propre système ou ce qu'il coûte. Alors cela reste un souhait. Pourquoi cette dépendance vous fait du mal à long terme est expliqué dans devenir moins dépendant de Booking.com.

La bonne nouvelle: vous n'avez pas besoin de tout mettre en place à la fois. Votre propre système de réservation se compose de pièces distinctes que vous pouvez mettre en place par phases. Vous commencez par ce qui donne un impact immédiat et ajoutez le reste au fur et à mesure que cela se développe.

Cet article explique ces pièces, ce qu'elles coûtent et comment les aborder systématiquement.

Les quatre composants

Un système de réservation complet comporte quatre éléments constitutifs. Ils fonctionnent ensemble, mais vous n'avez pas besoin de tous les mettre en place à la fois.

1. Moteur de réservation Le moteur de réservation est le bouton sur votre propre site où un client voit la disponibilité, choisit une chambre et paie. C'est le cœur de votre canal direct. Sans moteur de réservation, vous pouvez générer du trafic sur votre site, mais vous ne pouvez pas le convertir en réservations.

Exemples: Lodgify, Beds24, Smoobu, Little Hotelier. Voir choisir un module de réservation: comparaison des options pour une comparaison.

2. Fournisseur de paiement avec iDEAL Le moteur de réservation affiche le formulaire; le fournisseur de paiement traite le paiement. Pour une accommodation néerlandaise, iDEAL est essentiel: la plupart de vos clients la souhaitent. Mollie et Stripe sont les options les plus utilisées.

Le fournisseur de paiement ne facture pas de frais mensuels, seulement un pourcentage par transaction. Avec Stripe, vous payez 1,5 % plus 0,25 euros pour un paiement iDEAL. Sur une réservation de 100 euros, cela vous coûte 1,75 euros.

3. Channel manager Un channel manager synchronise votre disponibilité entre votre propre site et les plateformes sur lesquelles vous êtes présent. Réservez quelqu'un via Booking.com et cette chambre est automatiquement bloquée sur votre propre site et sur toutes les autres plateformes.

Vous avez besoin d'un channel manager une fois que vous êtes actif sur plus de deux canaux ou que vous avez plusieurs chambres où les surréservations seraient trop coûteuses. Lisez channel manager: l'avez-vous besoin? pour la décision.

4. Emails de confirmation Petit composant, grand impact. Les emails de confirmation automatiques rassurent le client et réduisent les appels téléphoniques. La plupart des moteurs de réservation les envoient par défaut, mais vous pouvez les personnaliser: proposer des suppléments, inclure les règles de la maison ou envoyer un rappel une semaine avant l'arrivée.

Exemple de calcul: quel est le coût et quand se rentabilise-t-il?

Supposons que vous ayez un petit hôtel avec 8 chambres, valeur moyenne de réservation 150 euros hors taxes, 80 % d'occupation via Booking.com et 17 % de commission.

Maintenant le temps de rentabilité. Supposons que vous déplaciez 10 % de vos réservations vers le direct: cela représente 8 réservations par mois supplémentaires sur votre propre site (sur 80 réservations totales).

Économies de commission par réservation directe à 17 %: 150 x 0,17 = 25,50 euros. Coût par réservation directe: frais de paiement 1,5 % de 150 = 2,25 euros plus 0,25 euros = 2,50 euros. Bénéfice net par réservation directe: 25,50 moins 2,50 = 23 euros.

À 8 réservations directes supplémentaires par mois: 8 x 23 = 184 euros par mois. Coûts fixes du système par mois: 55 euros. Marge supplémentaire nette par mois: 129 euros. Par an: 1 548 euros.

Et c'est à un changement conservateur de 10 %. Les coûts du système restent à peu près les mêmes si vous déplacez 20 ou 30 %. Si vous voulez vraiment augmenter cette part, le système seul ne le fera pas: vous avez besoin d'une raison pour que le client réserve directement. Les façons concrètes de le faire sont dans tactiques pour plus de réservations directes. Calculez vos propres chiffres dans le calculateur d'économies.

Plan d'action: comment le mettre en place

Voici l'ordre qui fonctionne, incluant les délais réalistes:

Temps total pour les étapes 1 à 5: 1 à 2 demi-journées. Vous serez en ligne la même semaine.

Mensuel versus annuel: lequel est plus intelligent?

Certains moteurs de réservation proposent un plan annuel avec une réduction. D'autres fonctionnent sur abonnement. Le compromis:

• Mensuel: engagement inférieur, plus facile à changer si nécessaire. Coûte 10 à 20 % plus cher sur une base annuelle.
• Annuel: 15 à 25 % moins cher, mais vous êtes bloqué. Cela a du sens une fois que vous avez testé le premier mois et êtes satisfait.

Commencez toujours par un abonnement mensuel ou un essai gratuit. Ce n'est qu'après deux à trois mois que vous saurez si le système fonctionne pour vous.

Erreurs courantes

Vouloir trop à la fois. Mettre en place un moteur de réservation, un channel manager, un PMS, un CRM et une newsletter tous en même temps est le moyen le plus sûr de ne rien finir. Commencez par ce qui génère des revenus immédiats.

Prendre un outil gratuit qui facture une commission. Certains moteurs de réservation sont « gratuits » mais conservent 2 à 5 % par réservation. C'est moins cher que Booking.com, mais cela ne résout pas le principe de dépendance. Lisez toujours les petits caractères.

Cacher le bouton de réservation. Les clients qui visitent votre site en voulant réserver directement cliquez si le bouton n'est pas immédiatement visible. Placez-le dans la navigation, sur la page d'accueil et sur chaque page de chambre.

Ne pas définir le paiement anticipé quand cela a du sens. Si vous ne demandez pas le paiement à l'avance sur les réservations directes, vous aurez plus d'absences que nécessaire. Lisez paiement anticipé versus paiement à l'arrivée pour le compromis par type de client.

Reporter le channel manager jusqu'à ce que quelque chose se passe mal. Les surréservations vous coûtent plus que le logiciel. Si vous êtes sur trois canaux ou plus, un channel manager n'est pas un luxe.

Ne pas envoyer un email de bienvenue. L'email de confirmation est votre premier contact après la réservation. Un email générique est une occasion manquée de gérer les attentes et de vendre des suppléments (stationnement, petit-déjeuner, départ tardif).

Comment les pièces fonctionnent ensemble

En pratique, le flux ressemble à ceci:

1. Le client visite votre site et clique sur « Réserver directement ».
2. Le moteur de réservation affiche la disponibilité à partir de votre calendrier.
3. Le client choisit une chambre et paie via iDEAL ou par carte via le fournisseur de paiement.
4. Le moteur de réservation confirme automatiquement par email.
5. Le channel manager bloque cette chambre sur Booking.com et les autres plateformes.
6. Vous voyez la réservation dans votre calendrier ou PMS.

Ces cinq étapes se font automatiquement. Vous n'avez rien à faire entre la réservation et la confirmation.

Qui est propriétaire des données de vos clients?

C'est la différence que vous ne voyez pas sur le tarif, mais qui vaut le plus à long terme. Quand un client réserve via Booking.com, vous recevez un email anonymisé et vous ne pouvez pas simplement lui envoyer une offre pour son prochain séjour. Quand ce client réserve via votre propre système, le nom, l'email et l'historique des réservations sont dans votre propre base de données.

Cela a trois conséquences pratiques. Premièrement: vous pouvez envoyer au client (avec permission) une newsletter ou une offre de répétition, ce qui rend les réservations directes répétées beaucoup moins chères que les nouvelles par la plateforme. Deuxièmement: vous construisez une base de données de clients qui donne de la valeur à votre entreprise, même en cas de vente ou de transfert. Troisièmement: vous êtes responsable du RGPD. Alors choisissez un moteur de réservation et un fournisseur de paiement qui hébergent dans l'UE et proposent un accord de traitement des données, et ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire.

Cela se résume à ceci: la plateforme vous prête le client, votre système vous donne la relation. C'est cette relation qui rend les réservations directes rentables à long terme.

Ce que vous pouvez faire maintenant

Trois étapes concrètes:

Premièrement, calculez vos coûts de commission actuels. La commission Booking.com calculée explique le modèle et montre ce que le changement modeste génère.

Ensuite, choisissez votre moteur de réservation. Choisir un module de réservation: comparaison des options compare les options les plus utilisées sur le prix, le support iDEAL et les intégrations pour les petites accommodations.

Avez-vous besoin de savoir si un channel manager vous convient? Lisez channel manager: l'avez-vous besoin?.

Voulez-vous la image complète avant de commencer? Le hub réservations directes a toutes les étapes définies, du calcul de la commission à l'entraînement des clients répétés.

Vous préférez que tout soit mis en place à la fois? Vérifiez construire des sites Web pour les hôtels: nous configurerons tout le système pour vous, du bouton de réservation à l'email de confirmation.