PMS para pequeños alojamientos explicado: ¿Necesita uno?

Un PMS es software que gestiona sus reservas habitaciones e huéspedes en un lugar. Para un alojamiento con 4 habitaciones eso a menudo es excesivo para uno con 12 es un alivio. Entonces la pregunta no es si es útil sino si entrega más de lo que cuesta.

El problema

Supongamos que tiene 6 habitaciones y ahora ejecuta el 70 por ciento vía Booking.com. Rastrea sus reservaciones en un archivo Excel un calendario de papel o solo en su cabeza. Eso funciona hasta que no. Dos huéspedes en la misma habitación una reserva doble entre Booking y su propio sitio o un huésped llamando sobre una reservación que no puede encontrar en ningún lado.

Ahí es donde entra el término PMS. PMS significa Sistema de Gestión de Propiedades: software que gestiona la administración diaria de su alojamiento. Quién viene cuándo en qué habitación si ha pagado y qué habitaciones aún están libres. Es el calendario central y la caja registradora de su alojamiento en un sistema.

La parte confusa es que un PMS a menudo se menciona en el mismo aliento que otros dos sistemas que hacen algo diferente:

• Motor de reservas (también llamado sistema de reservación o motor de reservas): toma reservaciones en su propio sitio web y procesa el pago. Esta es la puerta frontal.
• Channel manager: mantiene su disponibilidad y tarifas igual en todos sus canales como Booking.com su propio sitio y Bedandbreakfast.nl. Esto previene reservas dobles.
• PMS: gestiona lo que sucede detrás de la puerta frontal. Asignación de habitación check in y check out datos de huésped y su ocupación general.

Una comparación ayuda. Vea su alojamiento como una tienda. El motor de reservas es la caja registradora en la puerta frontal: ahí es donde entra el orden y se paga. El channel manager es la vitrina en cuatro lugares a la vez asegurando que la última copia desaparece de cada vitrina en el momento que alguien la compra. El PMS es el almacén y la contabilidad detrás: qué hay dónde está y cuál es el estado. Tres tareas tres sistemas aunque vengan en un paquete.

Muchos pequeños alojamientos ya tienen el motor de reservas y el channel manager combinados en un paquete y luego piensan que también necesitan un PMS. Eso a menudo no es el caso. Para una cama y desayuno con 6 habitaciones mantener la ocupación organizada normalmente no vale la pena un sistema separado porque reserva la mayoría de huéspedes usted mismo y puede contar sus habitaciones con los dedos. Solo cuando crecen los números PMS se convierte en algo de lo que no puede escapar. Qué hace y no hace un motor de reservas está en qué es un motor de reservas y cuál se adapta a su alojamiento.

Ejemplo de cálculo

La opción es simple: ¿ahorra un PMS más tiempo del que cuesta al mes? Calcula el tiempo contra lo que una hora de su tiempo vale. La tabla a continuación establece el costo mensual de PMS contra el tiempo que ahora gasta en gestión manual.

Si valora su propia hora en 35 euros 5,5 horas vale más de 190 euros al mes. Contra 80 euros para el PMS entonces sale adelante por más de 110 euros más menos errores. Eso funciona para un alojamiento con 8 o más habitaciones y múltiples canales.

Si dirige 4 habitaciones principalmente con huéspedes habituales y pocos canales las matemáticas se ven diferentes. Entonces podría gastar 2 horas al mes en administración y un PMS independiente de 80 euros no se amortiza. 2 horas a 35 euros son 70 euros y está pagando 80 euros por ello. Entonces está agregando dinero a un sistema que ahorra tiempo que apenas tenía de todas formas.

También cuidado con costos ocultos. Una reserva doble le cuesta no solo la hora para arreglarlo sino a veces también una reseña enojada o un huésped que tiene que alojar en otro lado. Un fin de semana perdido de 4 noches a 100 euros son 400 euros que no recupera. Cuanto más a menudo las reservas dobles o los errores le suceden más pronto un PMS se amortiza aparte del puro ahorro de tiempo. Calcule con su propio número de habitaciones canales valor horario y con qué frecuencia las cosas salen mal antes de comprar algo.

Plan paso a paso

Resuelve dos preguntas en orden: ¿necesitas un PMS y si es así cuál se adapta.

1. Cuente sus habitaciones y canales. Menos de 6 habitaciones con 1 o 2 canales casi siempre tiene suficiente con un motor de reservas con calendario incorporado. A partir de 8 habitaciones o 3 o más canales un PMS se vuelve valioso.
2. Mida su pérdida de tiempo actual. Use el número de la Explicación anterior. Menos de 3 horas al mes: omita un PMS independiente por ahora. Más de 5 horas: un PMS se amortizará.
3. Verifique qué puede hacer su motor de reservas. Muchos motores de reservas modernos como Lodgify o Beds24 tienen funciones PMS básicas y un channel manager incorporado. Entonces no necesita un sistema separado solo los features correctos activados.
4. Determine si necesita un channel manager por separado. Si trabaja con múltiples plataformas de reserva el channel manager es más importante que el PMS mismo. Si toma eso por separado o combinado está en channel manager: necesario o no para su alojamiento.
5. Solo entonces elija un sistema. Compare en tipo de habitación conexión con su método de pago y si el precio es por habitación o fijo. Pida un período de prueba e ingrese sus reservas reales no un ejemplo de prueba.

Tenga cuidado en el paso 5 con el modelo de precios. Algunos sistemas cobran una tarifa fija mensual otros un precio por habitación. En 6 habitaciones 8 euros por habitación al mes ya son 48 euros mientras que un paquete fijo de 40 euros funciona más barato. En 14 habitaciones se voltea. Calcule en su número de habitaciones no el precio en la página de inicio del proveedor porque eso es normalmente el precio de entrada para el alojamiento más pequeño.

También compruebe si el sistema funciona en inglés o su idioma y si los métodos de pago se alinean con lo que sus huéspedes usan como pagos con tarjeta. Un PMS del extranjero con solo pago con tarjeta de crédito e interfaz en inglés le cuesta más tiempo de explicación después que los pocos euros al mes que ahorra.

Errores comunes

• Comprar un PMS independiente mientras su motor de reservas ya puede hacerlo. Entonces paga doble por features que ya tiene. Compruebe la configuración de su sistema actual antes de comprar algo nuevo.
• Confundir PMS motor de reservas y channel manager. Un vendedor que vende los tres como lo mismo probablemente le venda más de lo que necesita. Sepa qué problema está resolviendo: tomar reservaciones mantener canales alineados o gestionar la administración.
• Elegir basándose en la lista de features en lugar de ahorros de tiempo. Un sistema con 40 features suena mejor que uno con 10 pero si usa 8 está pagando por aire. Elija basándose en lo que le ahorra tiempo no en la lista más larga.
• No ejecutar un período de prueba con datos reales. Una demostración con reservaciones de muestra siempre se siente suave. Solo cuando ingrese sus propias habitaciones tarifas y una semana ocupada en ello notará si el sistema se adapta a su flujo de trabajo.
• Olvidar que un PMS no le consigue más reservas directas. Un PMS gestiona lo que entra no atrae huéspedes nuevos. Para más reservas directas primero necesita un buen motor de reservas y visibilidad.
• Migrar en el momento más ocupado del año. No cambie a un nuevo sistema en julio cuando está al 90 por ciento lleno y no tiene tiempo para atrapar errores. Planee un cambio en un mes tranquilo ejecute viejo y nuevo lado a lado durante un par de semanas y solo entonces cambie el método anterior una vez que esté seguro de que todo funciona.

Lo que puede hacer ahora

Un PMS no es un primer paso para un alojamiento que comienza con reservas directas. El orden es: primero un botón de reserva funcional en su propio sitio luego asegurese de que su disponibilidad sea correcta en sus canales y solo entonces vea si la administración toma tanto tiempo que un PMS se amortice.

Comience con la medición de tiempo de una semana. Si gasta menos de 3 horas al mes en gestión manual lo resuelve mejor con un motor de reservas mejor que con un PMS independiente. Qué sistema es ese y qué cuesta lo compara en elegir un módulo de reservas: los sistemas uno al lado del otro. Qué un cambio a más reservas directas entrega al mes calcule en la calculadora de ahorro.

¿Prefiere mirar juntos qué sistemas su alojamiento realmente necesita y cuáles puede omitir? Discutimos eso en marketing para hoteles.