PMS pour petits hébergements expliqué: en avez-vous besoin?

Un PMS est un logiciel qui gère vos réservations, chambres et clients en un seul endroit. Pour un hébergement avec 4 chambres, c'est souvent excessif, pour un avec 12, c'est un soulagement. Donc la question n'est pas s'il est pratique, mais s'il apporte plus qu'il ne coûte.

Le problème

Disons que vous avez 6 chambres et maintenant en gérez 70 pour cent via Booking.com. Vous suivez vos réservations dans un fichier Excel, un calendrier papier ou juste dans votre tête. Ça fonctionne, jusqu'à ce que ça ne fonctionne pas. Deux clients dans la même chambre, une surréservation entre Booking et votre site, ou un client appelant à propos d'une réservation que vous ne trouvez nulle part.

C'est là qu'intervient le terme PMS. PMS signifie Système de Gestion Propriété: un logiciel qui gère l'administration quotidienne de votre hébergement. Qui vient quand, dans quelle chambre, s'il a payé et quelles chambres sont toujours libres. C'est le calendrier central et la caisse de votre hébergement en un système.

La partie confuse est qu'un PMS est souvent mentionné dans le même souffle que deux autres systèmes qui font quelque chose de différent:

• Moteur de réservation (aussi appelé système de réservation ou moteur de réservation): prend les réservations sur votre propre site et traite le paiement. C'est la porte d'entrée.
• Channel manager: garde votre disponibilité et tarifs identiques sur tous vos canaux, comme Booking.com, votre site et BedandBreakfast.com. Cela prévient les surréservations.
• PMS: gère ce qui se passe derrière la porte d'entrée. Attribution des chambres, enregistrement et départ, données des clients et votre occupation entière.

Une comparaison aide. Voyez votre hébergement comme un magasin. Le moteur de réservation est la caisse à la porte d'entrée: c'est là qu'la commande arrive et se paie. Le channel manager est la vitrine à quatre endroits à la fois, s'assurant que la dernière copie disparaît de chaque vitrine au moment où quelqu'un l'achète. Le PMS est l'entrepôt et la comptabilité derrière: quoi est là, pour qui c'est, et quel est le statut. Trois tâches, trois systèmes, même s'ils viennent en un paquet.

Beaucoup de petits hébergements ont déjà le moteur de réservation et le channel manager combinés en un paquet et pensent alors qu'ils ont aussi besoin d'un PMS. Ce n'est souvent pas le cas. Pour un gîte avec 6 chambres, garder l'occupation organisée ne vaut généralement pas un système séparé, parce que vous réservez la plupart des clients vous-même et pouvez compter vos chambres sur vos doigts. Seulement quand les chiffres grandissent, le PMS devient quelque chose d'inévitable. Ce qu'un moteur de réservation fait réellement et ne fait pas est dans ce qu'est un moteur de réservation et lequel convient à votre hébergement.

Exemple de calcul

Le choix est simple: un PMS vous épargne-t-il plus de temps qu'il ne coûte par mois? Vous calculez le temps contre ce qu'une heure de votre temps vaut. Le tableau ci-dessous oppose le coût PMS mensuel au temps que vous dépensez maintenant en gestion manuelle.

Si vous évaluez votre propre heure à 35 euros, 5,5 heures vaut plus de 190 euros par mois. Contre 80 euros pour le PMS, vous sortez gagnant de plus de 110 euros plus moins d'erreurs. Ça fonctionne pour un hébergement avec 8 ou plus de chambres et plusieurs canaux.

Si vous menez 4 chambres principalement avec des clients fidèles et peu de canaux, les maths ressemblent différemment. Alors vous dépensez peut-être 2 heures par mois en administration et un PMS autonome de 80 euros ne se rentabilise pas. 2 heures à 35 euros vaut 70 euros, et vous payez 80 euros. Vous ajoutez alors de l'argent à un système qui épargne le temps que vous aviez à peine de toute façon.

Aussi attention aux coûts cachés. Une surréservation vous coûte pas juste l'heure à la fixer, mais parfois aussi un avis fâché ou un client que vous devez accueillir ailleurs. Un week-end manqué de 4 nuits à 100 euros, c'est 400 euros que vous ne récupérez pas. Plus souvent les surréservations ou erreurs vous surviennent, plus vite un PMS se rentabilise, en plus des seules économies de temps. Calculez avec votre propre nombre de chambres, canaux, valeur horaire et fréquence des erreurs avant d'acheter quoi que ce soit.

Plan étape par étape

Vous résolvez deux questions dans l'ordre: avez-vous besoin d'un PMS, et si oui, lequel convient.

1. Comptez vos chambres et canaux. Moins de 6 chambres avec 1 ou 2 canaux, vous avez presque toujours assez avec un moteur de réservation avec calendrier intégré. À partir de 8 chambres ou 3 ou plus de canaux, un PMS devient utile.
2. Mesurez votre perte de temps actuelle. Utilisez le chiffre du Callout ci-dessus. Moins de 3 heures par mois: ignorez un PMS autonome pour maintenant. Au-dessus de 5 heures: un PMS se rentabilisera.
3. Vérifiez ce que votre moteur de réservation peut déjà faire. Beaucoup de moteurs de réservation modernes comme Lodgify ou Beds24 ont des fonctions PMS de base et un channel manager intégré. Alors vous n'avez pas besoin d'un système séparé, juste les bonnes fonctionnalités activées.
4. Déterminez si vous avez besoin d'un channel manager séparément. Si vous travaillez avec plusieurs plateformes de réservation, le channel manager est plus important que le PMS lui-même. Que vous le preniez séparément ou combiné est dans channel manager: nécessaire ou non pour votre hébergement.
5. Seulement ensuite choisissez un système. Comparez sur type de chambre, connexion avec votre méthode de paiement et si le prix est par chambre ou forfait. Demandez une période d'essai et mettez vos véritables réservations dedans, pas un exemple de test.

Attention à l'étape 5 au modèle de tarification. Certains systèmes facturent un forfait mensuel fixe, d'autres un prix par chambre. À 6 chambres, 8 euros par chambre par mois, c'est déjà 48 euros, tandis qu'un forfait de 40 euros revient moins cher. À 14 chambres, ça bascule. Calculez à travers votre nombre de chambres, pas le prix sur la page d'accueil du prestataire, parce que c'est généralement le prix d'entrée pour le plus petit hébergement.

Aussi vérifiez si le système fonctionne en français et si les méthodes de paiement correspondent à ce que vos clients utilisent. Un PMS de l'étranger avec seulement paiement par carte et interface anglaise vous coûte plus d'explication plus tard que les quelques euros par mois que vous économisez.

Erreurs courantes

• Acheter un PMS autonome alors que votre moteur de réservation peut déjà le faire. Vous payez alors le double pour des fonctionnalités que vous avez déjà. Vérifiez les paramètres de votre système actuel avant d'acheter quelque chose de nouveau.
• Confondre PMS, moteur de réservation et channel manager. Un vendeur qui vend les trois comme la même chose vend probablement vous plus que vous ne besoin. Sachez quel problème vous résolvez: prendre des réservations, garder les canaux alignés, ou gérer l'administration.
• Choisir sur la liste de fonctionnalités au lieu des économies de temps. Un système avec 40 fonctionnalités semble mieux qu'un avec 10, mais si vous en utilisez 8, vous payez pour de l'air. Choisissez sur ce qui épargne le temps, pas la plus longue liste.
• Ne pas lancer une période d'essai avec des données réelles. Une démo avec exemples de réservation semble toujours fluide. Seulement quand vous mettez vos propres chambres, tarifs et une semaine chargée dedans, remarquez-vous si le système convient à votre flux de travail.
• Oublier qu'un PMS ne vous apporte pas plus de réservations directes. Un PMS gère ce qui arrive, il n'attire pas de nouveaux clients. Pour plus de réservations directes, vous avez d'abord besoin d'un bon moteur de réservation et visibilité.
• Migrer au moment le plus chargé de l'année. Ne basculez pas vers un nouveau système en juillet quand vous êtes 90 pour cent pleine et n'avez pas de temps pour attraper les erreurs. Prévoyez un basculement un mois calme, lancez ancien et nouveau côte à côte pendant quelques semaines, et seulement basculez l'ancienne méthode une fois sûr que tout fonctionne.

Ce que vous pouvez faire maintenant

Un PMS n'est pas une première étape pour un hébergement commençant juste avec les réservations directes. L'ordre est: d'abord un bouton de réservation fonctionnant sur votre site, ensuite s'assurer que votre disponibilité est juste sur vos canaux, et seulement ensuite vérifier si l'administration prend tant de temps qu'un PMS se rentabilise.

Commencez par la mesure de temps d'une semaine. Si vous dépensez moins de 3 heures par mois en gestion manuelle, vous le résolvez mieux avec un moteur de réservation mieux qu'avec un PMS autonome. Quel système c'est et ce qu'il coûte, vous comparez dans choisir un moteur de réservation: les systèmes côte à côte. Ce qu'un décalage vers plus de réservations directes apporte par mois, calculez-le à travers le calculateur d'économies.

Préféreriez-vous regarder ensemble quels systèmes votre hébergement a réellement besoin et lesquels vous pouvez ignorer? Nous en discutons au marketing pour hôtels.