PMS für kleine Unterkünfte erklärt: Benötigen Sie einen?

Ein PMS ist Software, die Ihre Buchungen, Zimmer und Gäste an einem Ort verwaltet. Für eine Unterkunft mit 4 Zimmern ist das oft übertrieben, für eine mit 12 eine Erleichterung. Also ist die Frage nicht, ob es praktisch ist, sondern ob es mehr liefert, als es kostet.

Das Problem

Sagen Sie, Sie haben 6 Zimmer und führen jetzt 70 Prozent über Booking.com. Sie verfolgen Ihre Reservierungen in einer Excel-Datei, einem Papierkalender oder einfach im Kopf. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Zwei Gäste im gleichen Zimmer, eine Doppelbuchung zwischen Booking und Ihrer Website, oder ein Gast, der anruft über eine Reservierung, die Sie nirgendwo finden können.

Dort kommt der Begriff PMS ins Spiel. PMS steht für Property Management System: Software, die die tägliche Verwaltung Ihrer Unterkunft verwaltet. Wer kommt wann, in welchem Zimmer, ob sie bezahlt haben und welche Zimmer noch frei sind. Es ist der zentrale Kalender und die Kasse Ihrer Unterkunft in einem System.

Der verwirrende Teil ist, dass ein PMS oft in derselben Sphäre erwähnt wird wie zwei andere Systeme, die etwas anderes tun:

• Buchungssystem (auch Reservierungssystem oder Booking Engine genannt): nimmt Reservierungen auf Ihrer eigenen Website entgegen und verarbeitet die Zahlung. Das ist die Vordertür.
• Channel Manager: hält Ihre Verfügbarkeit und Tarife über alle Ihre Kanäle hinweg gleich, wie Booking.com, Ihre Website und Bedandbreakfast.nl. Das verhindert Doppelbuchungen.
• PMS: verwaltet, was hinter der Vordertür passiert. Zimmer-Zuweisung, Check-in und Check-out, Gastdaten und Ihre gesamte Auslastung.

Ein Vergleich hilft. Sehen Sie Ihre Unterkunft als einen Laden. Das Buchungssystem ist die Kasse an der Vordertür: dort kommt die Bestellung an und wird bezahlt. Der Channel Manager ist das Schaufenster an vier Stellen auf einmal und stellt sicher, dass das letzte Exemplar aus jedem Schaufenster verschwindet, sobald jemand es kauft. Das PMS ist das Lagerhaus und die Buchhaltung dahinter: was da ist, für wen es ist, und was der Status ist. Drei Aufgaben, drei Systeme, auch wenn sie in einem Paket kommen.

Viele kleine Unterkünfte haben das Buchungssystem und den Channel Manager bereits in einem Paket kombiniert und denken dann, dass sie auch ein PMS brauchen. Das ist oft nicht der Fall. Für ein Bed and Breakfast mit 6 Zimmern ist es normalerweise nicht wert, die Auslastung organisiert zu halten mit einem separaten System, weil Sie die meisten Gäste selbst buchen und Ihre Zimmer an den Fingern abzählen können. Nur wenn die Zahlen wachsen, wird PMS etwas, das Sie nicht vermeiden können. Was ein Buchungssystem tatsächlich tut und nicht tut, ist in was ein Buchungssystem ist und welches zu Ihrer Unterkunft passt.

Berechnungsbeispiel

Die Wahl ist einfach: spart ein PMS Ihnen mehr Zeit pro Monat, als es kostet? Sie berechnen Zeit gegen das, was eine Stunde Ihrer Zeit wert ist. Die Tabelle unten setzt die monatliche PMS-Kosten gegen die Zeit, die Sie jetzt für manuelle Verwaltung ausgeben.

Wenn Sie Ihre eigene Stunde mit 35 Euro bewerten, sind 5,5 Stunden über 190 Euro pro Monat wert. Gegen 80 Euro für das PMS kommen Sie dann um über 110 Euro Plus. Das funktioniert für eine Unterkunft mit 8 oder mehr Zimmern und mehreren Kanälen.

Wenn Sie 4 Zimmer hauptsächlich mit Stammgästen und wenige Kanäle betreiben, sieht die Mathematik anders aus. Dann verbringen Sie vielleicht 2 Stunden pro Monat auf Verwaltung und ein eigenständiges PMS von 80 Euro amortisiert sich nicht. 2 Stunden bei 35 Euro sind 70 Euro, und Sie zahlen 80 Euro dafür. Sie legen dann Geld für ein System auf, das Zeit spart, die Sie kaum hatten.

Beobachten Sie auch versteckte Kosten. Eine Doppelbuchung kostet Sie nicht nur die Stunde, um sie zu beheben, sondern manchmal auch eine wütende Bewertung oder ein Gast, den Sie anderswo unterbringen müssen. Ein verpasstes Wochenende von 4 Nächten bei 100 Euro sind 400 Euro, die Sie nicht zurückbekommen. Je öfter Doppelbuchungen oder Fehler Ihnen passieren, desto schneller amortisiert sich ein PMS, abgesehen von reinen Zeitersparnissen. Berechnen Sie mit Ihrer eigenen Zimmeranzahl, Kanälen, stundenrate und wie oft Dinge schiefgehen, bevor Sie irgendetwas kaufen.

Schritt-für-Schritt-Plan

Sie lösen zwei Fragen in der Reihenfolge: benötigen Sie ein PMS, und wenn ja, welches passt.

1. Zählen Sie Ihre Zimmer und Kanäle. Unter 6 Zimmern mit 1 oder 2 Kanälen haben Sie fast immer genug mit einem Buchungssystem mit integriertem Kalender. Ab 8 Zimmern oder 3 oder mehr Kanälen wird ein PMS lohnenswert.
2. Messen Sie Ihren aktuellen Zeitverlust. Verwenden Sie die Zahl aus dem Callout oben. Unter 3 Stunden pro Monat: überspringen Sie ein eigenständiges PMS vorerst. Über 5 Stunden: ein PMS wird sich amortisieren.
3. Überprüfen Sie, was Ihr Buchungssystem bereits kann. Viele moderne Buchungssysteme wie Lodgify oder Beds24 haben bereits grundlegende PMS-Funktionen und einen Channel Manager integriert. Dann benötigen Sie kein separates System, nur die richtigen Funktionen einschalten.
4. Bestimmen Sie, ob Sie einen Channel Manager separat benötigen. Wenn Sie mit mehreren Booking-Plattformen arbeiten, ist der Channel Manager wichtiger als das PMS selbst. Ob Sie das separat oder kombiniert nehmen, ist in Channel Manager: nötig oder nicht für Ihre Unterkunft.
5. Erst dann wählen Sie ein System. Vergleichen Sie nach Zimmertyp, Verbindung mit Ihrer Zahlungsmethode und ob der Preis pro Zimmer oder pauschal ist. Fragen Sie um eine Testphase und geben Sie Ihre echten Buchungen rein, nicht ein Test-Beispiel.

Passen Sie in Schritt 5 auf das Preismodell auf. Einige Systeme berechnen eine pauschale Monatsgebühr, andere einen Preis pro Zimmer. Bei 6 Zimmern sind 8 Euro pro Zimmer pro Monat bereits 48 Euro, während ein pauschales Paket von 40 Euro günstiger ist. Bei 14 Zimmern dreht es sich um. Berechnen Sie Ihre Zimmeranzahl durch, nicht der Preis auf der Website des Anbieters, weil das normalerweise der Einstiegspreis für die kleinste Unterkunft ist.

Überprüfen Sie auch, ob das System auf Englisch oder Ihrer Sprache funktioniert und ob Zahlungsmethoden zu dem passen, was Ihre Gäste nutzen, wie Kartenzahlungen. Ein PMS aus dem Ausland mit nur Kreditkartenzahlung und nur englische Schnittstelle kostet Sie mehr Erklärungszeit später als die paar Euro pro Monat, die Sie sparen.

Häufige Fehler

• Ein eigenständiges PMS kaufen, während Ihr Buchungssystem es bereits kann. Sie zahlen dann doppelt für Funktionen, die Sie bereits haben. Überprüfen Sie die Einstellungen Ihres aktuellen Systems, bevor Sie etwas Neues kaufen.
• PMS, Buchungssystem und Channel Manager vermischen. Ein Verkäufer, der alle drei als dasselbe Ding verkauft, verkauft Ihnen wahrscheinlich mehr, als Sie benötigen. Wissen Sie, welches Problem Sie lösen: Buchungen nehmen, Kanäle abgleichen, oder Verwaltung führen.
• Auswahl basierend auf Funktionsliste statt Zeitersparnis. Ein System mit 40 Funktionen klingt besser als eins mit 10, aber wenn Sie 8 davon nutzen, zahlen Sie für Luft. Wählen Sie basierend auf was Zeit spart, nicht auf die längste Liste.
• Keine Testphase mit echten Daten. Eine Demo mit Beispiel-Buchungen fühlt sich immer glatt an. Nur wenn Sie Ihre eigenen Zimmer, Tarife und eine arbeitsreiche Woche reingeben, merken Sie, ob das System zu Ihrem Workflow passt.
• Vergessen, dass ein PMS Ihnen nicht mehr Direktbuchungen bringt. Ein PMS verwaltet, was ankommt, es zieht nicht neue Gäste an. Für mehr Direktbuchungen benötigen Sie zunächst ein gutes Buchungssystem und Sichtbarkeit.
• Während der arbeitsreichsten Zeit des Jahres migrieren. Wechseln Sie nicht im Juli zu einem neuen System, wenn Sie 90 Prozent voll sind und keine Zeit haben, Fehler zu fangen. Planen Sie einen Wechsel in einem ruhigen Monat, laufen Sie alt und neu parallel für ein paar Wochen, und stellen Sie dann ab, wenn Sie sicher sind, dass alles funktioniert.

Was Sie jetzt tun können

Ein PMS ist nicht ein erster Schritt für eine Unterkunft, die gerade anfängt, Direktbuchungen zu nehmen. Die Reihenfolge ist: zuerst ein funktionierender Buchungs-Button auf Ihrer Website, dann stellen Sie sicher, dass Ihre Verfügbarkeit über alle Ihre Kanäle stimmt, und nur dann schauen Sie, ob Verwaltung so viel Zeit kostet, dass sich ein PMS amortisiert.

Beginnen Sie mit der Zeitmessung eine Woche. Wenn Sie weniger als 3 Stunden pro Monat für manuelle Verwaltung ausgeben, lösen Sie es besser mit einem besseren Buchungssystem als mit einem eigenständigen PMS. Welches System das ist und was es kostet, vergleichen Sie in Buchungssystem wählen: die Systeme im Vergleich. Was eine Verschiebung zu mehr Direktbuchungen pro Monat bringt, berechnen Sie durch den Sparrechner.

Lieber gemeinsam schauen, welche Systeme Ihre Unterkunft wirklich benötigt und welche Sie überspringen können? Das besprechen wir bei Marketing für Hotels.