El email de bienvenida que consigue que su huésped reserve más

El email de confirmación es el mensaje más abierto. En promedio, el 60 a 80 por ciento de los huéspedes lo abren, frente al 20 a 30 por ciento de una newsletter. ¿Y qué hacen la mayoría de alojamientos con esa atención? Enviar una confirmación seca y punto.

El problema

Su huésped acaba de reservar. Está entusiasmado, tiene su nombre en mente y quiere saber qué le espera. Ese es exactamente el momento para ayudarle, establecer expectativas y ofrecerle discretamente opciones que mejoren su estancia.

Pero la mayoría de emails de bienvenida hacen lo opuesto. Repiten datos de reserva en una plantilla, añaden un enlace a condiciones de cancelación, y listo. El huésped cierra el email y ha perdido una oportunidad.

No se trata de vender agresivamente. Se trata de usar inteligentemente un email que de todas formas va a abrir.

Qué va en un buen email de bienvenida

Un email de bienvenida fuerte tiene tres capas: confirmación, información práctica y upsell discreto. Ese orden no es aleatorio. Si pone el upsell primero, el email parece publicidad. Si lo pone al final, la mayoría no lo leen. En medio, justo después de la confirmación, es el lugar correcto.

Estos son los siete apartados en el orden correcto:

Siete apartados parece mucho, pero con buen formato usando encabezados y viñetas, un huésped lo lee en menos de dos minutos.

Un ejemplo

A continuación hay texto concreto para un bed and breakfast con opción de desayuno. Ajuste los detalles a su situación.

Asunto: Su reserva en [Nombre del Alojamiento]: todo lo que necesita

Hola [Nombre],

Buenas noticias: su reserva está confirmada. Abajo encontrará todo lo que necesita.

Su reserva Llegada: [fecha], check-in desde las 3:00 p.m. Salida: [fecha], check-out antes de las 11:00 a.m. Habitación: [tipo de habitación] Número de confirmación: [número]

Información práctica . Dirección: [dirección], aparcamiento disponible en la entrada (avísenos si viene en coche) . Puerta principal abierta hasta las 9:00 p.m. ¿Llega más tarde? Envíe un mensaje, nos encargaremos de la entrega de llaves. . Código WiFi lo recibirá cuando llegue.

¿Quiere desayuno? Servimos desayuno fresco cada mañana de 7:30 a 9:30 a.m.: pan, untables, fruta y algo caliente. 13 euros por persona, sin IVA, pague al salir. Avísenos mediante [enlace o email] si desea añadirlo y lo tendremos listo.

¿Quiere explorar la zona? Le daremos una lista corta cuando llegue con nuestros lugares favoritos a distancia de paseo: un buen restaurante para cenar, un camino tranquilo y un mercado local si es el día correcto.

¿Preguntas antes de llegar? Consulte [enlace a FAQ o página de contacto] o envíe un mensaje mediante [email o teléfono].

Hasta pronto. [Nombre], [Nombre del Alojamiento]

Errores comunes

Upsell demasiado temprano en el email. El huésped acaba de reservar y primero quiere saber que su reserva es correcta. Comience con confirmación o el email parecerá un truco de ventas.

Demasiadas ofertas a la vez. Un upsell funciona. Tres juntos (desayuno, salida tardía, botella de vino, paquete romántico) abrumarán. El huésped sufre fatiga de decisión y no hace clic en nada. Máximo dos.

Sin mención de precio. "Pregunte por nuestras bebidas de bienvenida" funciona peor que "Champán en su habitación a la llegada: 18 euros, sin IVA." El precio transparente baja la barrera al "sí".

El mismo email para todos. Una familia de cuatro necesita información diferente que un viajero de negocios solo. Haga al menos dos versiones si puede segmentarlos en su PMS.

Enviar manualmente. Si envía la confirmación manualmente, la olvidará cuando esté ocupado o la enviará tarde. Automatice mediante su PMS o módulo de reservas: configure una vez, se ejecuta automáticamente en cada reserva.

El upsell discreto mirado más de cerca

Un upsell discreto es una oferta que mejora la estancia del huésped, no una que mejora sus ingresos. La diferencia está en el tono.

Mal: "Reserve ahora nuestro paquete de desayuno deluxe para una mañana inolvidable." Bien: "Servimos desayuno cada mañana de 7:30 a 9:30 a.m. Coste: 13 euros por persona, sin IVA. Avísenos si desea unirse."

La segunda es honesta, concreta y respeta la elección del huésped. Ese tipo de oferta convierte mejor y deja mejor impresión, incluso si el huésped dice que no.

Buenas opciones de upsell para alojamientos pequeños:

• Desayuno (especialmente si no está incluido)
• Salida tardía por un precio fijo u hora
• Aparcamiento si es escaso cerca
• Botella de vino o bebida de bienvenida en la habitación
• Paquete o actividad que pueda organizar con un socio local

Cómo encaja este email en su flujo completo

El email de bienvenida no funciona solo. Es el primero de una serie que lleva a cada huésped por su recorrido: confirmación, pre-llegada y después de su estancia una solicitud de reseña. Quien solo aborda este email pierde 3 a 4 momentos de contacto más que juntos marcan la diferencia entre 1 reserva y un huésped que vuelve.

Comience con la visión más amplia. En la guía completa de email marketing para hoteles lee qué emails en qué orden en cada momento generan. ¿Quiere profundizar más en la estrategia de retención? El hub de email retentie agrupa los elementos en un sistema.

Calcule dos números por su cuenta: ¿cuántas reservas mensuales y qué parte son huéspedes recurrentes? Con 40 reservas y 4 recurrentes, cada mejora de porcentaje en retención genera directamente ingresos sin costes de anuncios. Eso es hacia lo que apunta el email de bienvenida.

Qué puede hacer ahora

El email de bienvenida no requiere tiempo. Es trabajo puntual: escribir el texto, configurar la plantilla, verificar que tira la información correcta del sistema de reservas. Después se ejecuta con cada nueva reserva.

Lea también qué va en el email pre-llegada: va 3 a 5 días antes con propósito diferente al de bienvenida. Y si quiere que los huéspedes dejen reseñas después de su estancia, lea cómo configurar el email post-estancia para reseñas.

Un buen email de bienvenida es también su primer paso hacia un huésped que reserve de nuevo. Cómo convertir huéspedes puntuales en huéspedes recurrentes y retención lea por separado, con matemáticas por tipo de alojamiento.

¿Quiere automatizar su flujo de email completo? Eso funciona mediante un enlace simple entre su módulo de reservas y proveedor de email. Lea cómo en automatización de email para hoteleros con n8n o vea qué Hotelmark configura para usted en automatización.

¿Quiere saber qué genera cada reserva directa extra y upsell? Calcule con la calculadora de ahorro.