El correo pre-llegada: lo que necesita para una llegada suave

La mayoría de las preguntas que obtiene justo antes de la llegada son idénticas: ¿a qué hora puedo hacer check-in?, ¿dónde aparco?, ¿cómo entro después de las ocho? Esas preguntas le cuestan tiempo todos los días. Y son preguntas que nunca necesitaba responder.

El problema

Un correo pre-llegada, ese es el correo que envía entre la reserva y la llegada del huésped, es el eslabón perdido para muchas pequeñas acomodaciones. El correo de confirmación sale de inmediato, la bienvenida a la llegada está bien organizada, pero en los días anteriores hay silencio.

El huésped llena ese silencio a sí mismo. Envían un mensaje sobre estacionamiento, llaman sobre la entrega de la llave o buscan en Google su dirección y aterrizan en la página incorrecta. Cada vez eso es una pequeña disrupción para ellos y trabajo extra para usted.

Un buen correo pre-llegada resuelve esto de una vez. Le da al huésped toda la información que necesita en el momento en que está lidiando activamente con ella, es decir, 2 a 3 días antes de la partida. Y hace más que solo prevenir preguntas: es el último buen momento para un suave upsell.

Lo que debe incluir

El correo tiene un orden lógico: primero certeza práctica, luego opciones, luego atmósfera. Si invierte eso, el correo se siente como publicidad.

Aquí están las partes en el orden correcto, con el objetivo de cada una:

Siete partes suenan como mucho. En práctica esto cabe en 200 a 250 palabras si usa encabezados y puntos de viñeta. El huésped lo lee en menos de un minuto.

Un correo de ejemplo concreto

A continuación se muestra una plantilla para un bed and breakfast o hotel boutique. Ajuste los marcadores en negrita a su situación.

Asunto: Solo 2 días para ir: todo lo que necesita para la llegada en [Nombre]

Hola [Nombre],

Se acerca. Aquí está todo lo que necesita para una llegada suave.

Práctico . Dirección: [dirección], navegue a [nombre de calle + ciudad] . Check-in: a partir de las 3 PM, check-out antes de las 11 AM . Estacionamiento: [gratis en la entrada / estacionamiento pagado 200m de distancia, cuesta alrededor de X por día / garaje de estacionamiento X a 5 minutos a pie] , ¿Llega después de las 8 PM? Solo avísenos, organizaremos la entrega de la llave a través de [método].

¿Quiere agregar algo a su estancia? Aún tenemos espacio para: . Check-in temprano (a partir de las 12 PM): [precio] euros, sin IVA. Disponible previa solicitud. . Desayuno: [precio] euros por persona, sin IVA. Avísenos antes de [fecha/hora].

Un consejo para su llegada [Detalle personal: restaurante local a poca distancia, día de mercado si llega miércoles, o algo más específico para su ubicación o período.]

¿Preguntas antes de irse? Comuníquese con nosotros en [correo o número de teléfono].

Hasta entonces. [Nombre], [Nombre de Acomodación]

Sincronización: por qué 2 a 3 días funciona

La mayoría de acomodaciones envían el correo pre-llegada demasiado tarde o no lo envían. Un correo en la mañana de llegada el huésped lo lee mientras ya está viajando, demasiado tarde para un upsell y demasiado tarde para hacer preguntas. Un correo una semana antes es demasiado temprano: la información práctica aún no es relevante.

Dos a tres días antes de la llegada es la ventana óptima:

• El huésped está planeando activamente su viaje (empacar, encontrar rutas).
• Leen el correo en un momento en que aún pueden hacer algo al respecto.
• Aún hay tiempo para reservar check-in temprano o desayuno.
• Tiene suficiente tiempo para organizar si dicen que sí.

Si envía manualmente ahora, configure un recordatorio para usted en T-3 para cada reserva. Si usa un PMS o herramienta de automatización, configure el activador para 2 a 3 días antes de la llegada. Lea cómo configurar eso en automatización de correo para hoteleros con n8n.

Errores comunes

Abarrotar demasiada información en el correo. El correo pre-llegada no es una guía de información. El huésped quiere la dirección, la hora de check-in y cómo entrar. El resto puede estar en la página de acomodación, que vincula. Un correo de 800 palabras que nadie lee.

Omitir el upsell. Algunos propietarios encuentran incómodo un upsell en el correo pre-llegada. Pero una oferta concreta y transparente con precio no es una táctica de ventas, es información. El huésped puede decir que no. Deje que el correo lo haga por usted en lugar de sugerirlo en persona a la llegada, porque entonces es demasiado tarde para organizar.

Sin línea de contacto para el mismo día. El huésped ahora lo sabe todo para la llegada, pero tal vez su tren llegue tarde o tenga una pregunta que no previó. Una oración con su número de teléfono o WhatsApp es suficiente. Eso evita estrés para ellos y situaciones inesperadas para usted.

Enviar el correo sin personalizar. Nadie quiere leer un correo que comienza con "Estimado huésped". Extraiga al menos el nombre de su sistema de reserva. Si el tipo de habitación o la fecha de llegada no están en el correo, es un correo masivo y se siente como uno.

Rendirse en el upsell demasiado pronto. Si los primeros tres huéspedes no hacen clic en la oferta de desayuno, no significa que la oferta no funcione. La conversión promedio de upsell a través del correo pre-llegada es del 5 al 15 por ciento, dependiendo de la oferta y el precio. Eso significa que del 85 al 95 por ciento dicen que no, pero el 5 al 15 por ciento que dicen que sí traen ingresos extra sin costos de marketing extra.

Medir si el correo funciona

Configurar un correo pre-llegada y nunca volver a mirar es un desperdicio. No necesita un panel de control, pero dos números le dicen en un mes si funciona.

El primero es el número de preguntas pre-llegada separadas. Cuente durante un mes cuántas veces un huésped aún envía un mensaje de texto o llama sobre estacionamiento, check-in o la llave. Si eso cae en 30 a 40 por ciento después del lanzamiento, el correo está haciendo su trabajo.

El segundo es la conversión de upsell. Note por 20 correos enviados cuántos huéspedes hacen clic en una oferta. Si está por debajo del 5 por ciento, mire su oferta y precio, no el correo en sí. A menudo la oferta es demasiado vaga o el precio no visible.

Hacer ajustes después de un mes tiene sentido. Antes de eso no tiene suficientes reservas para decir nada.

Lo que puede hacer ahora

Escriba el texto hoy. Es un trabajo de una sola vez de una hora: redacte el texto base, anote variables, elija dos elementos de upsell. Luego guárdelo como una plantilla.

Después de eso tiene dos rutas:

1. Manual: guarde la plantilla en Gmail u Outlook, agregue un recordatorio de calendario para T-3 para cada nueva reserva, envíe. Inversión de tiempo por reserva: 2 minutos.
2. Automático: conecte su PMS o módulo de reserva a un proveedor de correo a través de n8n o similar. Inversión de tiempo una vez: medio día. Después: cero minutos.

También lea cómo configura el correo de bienvenida después de la reserva, porque ese correo tiene una función diferente a la del correo pre-llegada y merece su propio texto. Y si quiere que los huéspedes dejen una reseña después de su estancia, lea cómo construye el correo post-estancia para reseñas.

El correo pre-llegada es un eslabón en una serie más grande. ¿Quiere ver el panorama completo, desde la confirmación hasta la post-estancia, lea la guía completa de marketing por correo para hoteles y cómo todos los correos se conectan en el centro de retención de correo.

¿Quiere automatizar el flujo de correo completo para su acomodación? Lea cómo funciona eso en automatización de correo para hoteleros o vea qué Hotelmark puede configurar para usted en automatización.

¿Quiere saber qué cada reserva directa extra y upsell concretamente entrega? Calcule a través de la calculadora de ahorro.