Die Pre-Arrival-E-Mail: Was sie für eine reibungslose Ankunft braucht

Die meisten Fragen, die Sie kurz vor der Ankunft erhalten, sind identisch: Wann kann ich einchecken, wo parke ich, wie komme ich rein, nachdem es acht ist. Diese Fragen kosten Sie jeden Tag Zeit. Und es sind Fragen, die Sie nie beantworten hätten müssen.

Das Problem

Eine Pre-Arrival-E-Mail, das ist die E-Mail, die Sie zwischen der Buchung und der Ankunft des Gastes versenden, ist das fehlende Glied für viele kleine Unterkünfte. Die Bestätigungs-E-Mail geht sofort raus, der Willkommensempfang bei der Ankunft ist gut organisiert, aber in den Tagen davor herrscht Stille.

Der Gast füllt diese Stille selbst. Sie schreiben eine Nachricht über das Parken, rufen zum Schlüsselwechsel an oder googeln Ihre Adresse und landen auf der falschen Seite. Jedes Mal ist das eine kleine Störung für ihn und zusätzliche Arbeit für Sie.

Eine gute Pre-Arrival-E-Mail löst dieses Problem auf einmal. Sie gibt dem Gast alle Informationen, die er braucht, zu dem Zeitpunkt, an dem er sich aktiv damit befasst, nämlich 2 bis 3 Tage vor der Ankunft. Und sie tut mehr als nur Fragen zu verhindern: Es ist der letzte gute Moment für einen sanften Upsell.

Was muss rein

Die E-Mail hat eine logische Reihenfolge: zuerst praktische Sicherheit, dann Optionen, dann Atmosphäre. Wenn Sie das umkehren, fühlt sich die E-Mail wie Werbung an.

Hier sind die Teile in der richtigen Reihenfolge, jeweils mit deren Ziel:

Sieben Teile klingt nach viel. In der Praxis passt das in 200 bis 250 Wörter, wenn Sie Überschriften und Aufzählungspunkte verwenden. Der Gast liest es in unter einer Minute.

Ein konkretes Beispiel-E-Mail

Unten ist eine Vorlage für ein Bed and Breakfast oder Boutique-Hotel. Passen Sie die fett gedruckten Platzhalter an Ihre Situation an.

Betreff: Noch 2 Tage: Alles, was Sie für die Ankunft bei [Name] brauchen

Hallo [Vorname],

Der Termin rückt näher. Hier ist alles, was Sie für eine reibungslose Ankunft brauchen.

Praktisch . Adresse: [Adresse], navigieren Sie zu [Straßenname + Stadt] . Check-in: ab 15 Uhr, Checkout bis 11 Uhr . Parken: [kostenlos auf der Einfahrt / bezahltes Parken 200 m entfernt, kostet etwa X pro Tag / Parkgarage X in 5 Minuten Gehweite] . Kommen Sie nach 20 Uhr an? Geben Sie uns einfach Bescheid, wir organisieren die Schlüsselübergabe via [Methode].

Möchten Sie etwas zu Ihrem Aufenthalt hinzufügen? Wir haben noch Platz für: . Early-Check-in (ab 12 Uhr): [Preis] Euro, ohne MwSt. Auf Anfrage verfügbar. . Frühstück: [Preis] Euro pro Person, ohne MwSt. Geben Sie uns bis [Datum/Zeit] Bescheid.

Ein Tipp für Ihre Ankunft [Persönliches Detail: lokales Restaurant in Gehweite, Markttag, wenn Sie am Mittwoch ankommen, oder alles andere, das spezifisch für Ihre Location oder Periode ist.]

Fragen vor der Abreise? Erreichen Sie uns unter [E-Mail oder Telefonnummer].

Bis bald. [Name], [Name der Unterkunft]

Timing: Warum 2 bis 3 Tage funktioniert

Die meisten Unterkünfte versenden die Pre-Arrival-E-Mail zu spät oder gar nicht. Eine E-Mail am Morgen der Ankunft liest der Gast, während er schon reist, zu spät für einen Upsell und zu spät, um Fragen zu stellen. Eine E-Mail eine Woche im Voraus ist zu früh: Die praktischen Informationen sind noch nicht relevant.

Zwei bis drei Tage vor der Ankunft ist das optimale Fenster:

• Der Gast plant aktiv seine Reise (Packen, Routen finden).
• Er liest die E-Mail in einem Moment, in dem er noch etwas daran ändern kann.
• Es ist noch Zeit, Early-Check-in oder Frühstück zu buchen.
• Sie haben genug Zeit zu organisieren, wenn er Ja sagt.

Wenn Sie jetzt manuell versenden, setzen Sie sich selbst eine Erinnerung für T-3 für jede Buchung. Wenn Sie ein PMS oder Automatisierungstool verwenden, stellen Sie den Trigger auf 2 bis 3 Tage vor der Ankunft ein. Lesen Sie, wie Sie das in E-Mail-Automatisierung für Hoteliers mit n8n einrichten.

Häufige Fehler

Zu viele Informationen in der E-Mail packen. Die Pre-Arrival-E-Mail ist kein Infobuch. Der Gast will die Adresse, die Check-in-Zeit und wie er reinkommt. Der Rest kann auf der Seite der Unterkunft sein, auf die Sie verlinken. Eine 800-Wort-E-Mail, die niemand liest.

Den Upsell weglassen. Manche Besitzer finden einen Upsell in der Pre-Arrival-E-Mail unangenehm. Aber ein konkretes, transparentes Angebot mit Preis ist keine Verkaufstaktik, es ist Information. Der Gast kann Nein sagen. Lassen Sie die E-Mail das für Sie tun, statt es bei der Ankunft persönlich vorzuschlagen, weil dann ist es zu spät zu organisieren.

Keine Kontaktzeile für den gleichen Tag. Der Gast weiß jetzt alles zur Ankunft, aber vielleicht sein Zug hat Verspätung oder er hat eine Frage, die Sie nicht vorhersehen. Ein Satz mit Ihrer Telefon- oder WhatsApp-Nummer reicht. Das verhindert Stress für ihn und unerwartete Situationen für Sie.

Die E-Mail ohne Personalisierung versenden. Niemand will eine E-Mail lesen, die mit "Lieber Gast" beginnt. Extrahieren Sie mindestens den Vornamen aus Ihrem Buchungssystem. Wenn der Zimmertyp oder das Ankunftsdatum nicht in der E-Mail enthalten sind, ist es eine Massen-E-Mail und fühlt sich so an.

Zu früh auf den Upsell verzichten. Wenn die ersten drei Gäste nicht auf das Frühstücksangebot klicken, bedeutet das nicht, dass das Angebot nicht funktioniert. Die durchschnittliche Upsell-Konvertierung via Pre-Arrival-E-Mail beträgt 5 bis 15 Prozent, je nach Angebot und Preis. Das bedeutet, 85 bis 95 Prozent sagen Nein, aber die 5 bis 15 Prozent, die Ja sagen, bringen zusätzliche Einnahmen ohne zusätzliche Marketing-Kosten.

Messung, ob die E-Mail funktioniert

Das Einrichten einer Pre-Arrival-E-Mail und nie wieder schauen ist Zeitverschwendung. Sie brauchen kein Dashboard, aber zwei Zahlen sagen Ihnen in einem Monat, ob es funktioniert.

Die erste ist die Anzahl der separaten Pre-Arrival-Fragen. Zählen Sie einen Monat lang, wie oft ein Gast immer noch über Parken, Check-in oder Schlüssel schreibt oder anruft. Wenn das nach dem Start um 30 bis 40 Prozent sinkt, tut die E-Mail ihre Arbeit.

Die zweite ist die Upsell-Konvertierung. Notieren Sie pro 20 versendete E-Mails, wie viele Gäste auf ein Angebot klicken. Wenn Sie unter 5 Prozent liegen, schauen Sie sich Ihr Angebot und Ihren Preis an, nicht die E-Mail selbst. Oft ist das Angebot zu vage oder der Preis nicht sichtbar.

Das Anpassen nach einem Monat macht Sinn. Früher haben Sie nicht genug Buchungen, um etwas zu sagen.

Was Sie jetzt tun können

Schreiben Sie den Text heute. Es ist einmalige Arbeit von einer Stunde: Entwerfen Sie den Basis-Text, notieren Sie Variablen, wählen Sie zwei Upsell-Elemente. Dann speichern Sie es als Vorlage.

Danach haben Sie zwei Wege:

1. Manuell: Speichern Sie die Vorlage in Gmail oder Outlook, setzen Sie sich eine Kalender-Erinnerung für T-3 für jede neue Buchung, versenden Sie sie. Zeitaufwand pro Buchung: 2 Minuten.
2. Automatisch: Verbinden Sie Ihr PMS oder Buchungsmodul über n8n oder ähnlich mit einem E-Mail-Anbieter. Zeitaufwand einmalig: eine halbe Stunde. Danach: null Minuten.

Lesen Sie auch, wie Sie die Willkommens-E-Mail nach der Buchung einrichten, weil diese E-Mail eine andere Funktion hat als die Pre-Arrival-E-Mail und einen eigenen Text verdient. Und wenn Sie möchten, dass Gäste nach ihrem Aufenthalt eine Bewertung hinterlassen, lesen Sie, wie Sie die Post-Stay-E-Mail für Bewertungen erstellen.

Die Pre-Arrival-E-Mail ist ein Glied in einer größeren Kette. Möchten Sie das vollständige Bild sehen, von der Bestätigung bis zur Post-Stay, lesen Sie den vollständigen Leitfaden für E-Mail-Marketing für Hotels und wie alle E-Mails im E-Mail-Bindungs-Hub zusammenhängen.

Möchten Sie den kompletten E-Mail-Flow für Ihre Unterkunft automatisieren? Lesen Sie, wie das in E-Mail-Automatisierung für Hoteliers funktioniert oder sehen Sie, was Hotelmark für Sie in Automatisierung einrichten kann.

Möchten Sie wissen, was jede extra Direktbuchung und jeder Upsell konkret liefert? Berechnen Sie es mit dem Sparrechner durch.