Ab wie vielen Buchungen rechnet sich Ihr eigenes Buchungssystem?
Die meisten Unterkunftsbesitzer stellen die falsche Frage: "Können wir uns ein Buchungssystem leisten?" Die richtige Frage ist: "Wie viele Direktbuchungen pro Monat brauche ich zum Break-even?" Die Antwort ist fast immer niedriger als erwartet.
Worum es wirklich geht
Ihr eigenes Buchungssystem, auch Booking Engine oder Booking Widget genannt, ist Software auf Ihrer Website, wo Gäste ein Datum wählen und selbst bezahlen. Es hat zwei Kosten: eine feste monatliche Gebühr für die Software und einen Prozentsatz pro Transaktion für den Zahlungsanbieter.
Dagegen sitzt eine Einsparung: jede Buchung über Ihre eigene Site vermeidet OTA-Provision. OTA steht für Online Travel Agency, Unternehmen wie Booking.com oder Expedia, die Ihre Zimmer für 15 bis 22 Prozent Provision auf den Buchungswert annoncieren.
Break-even ist der Punkt, an dem die Einsparung auf Provision die monatlichen Kosten des Systems übersteigt. Alles darüber ist Nettogewinn.
Die Mathematik
Halten Sie es einfach. Was Sie pro Direktbuchung sparen:
Einsparung pro Direktbuchung = OTA-Provisionsbetr minus Zahlungskosten
Bei einer 100-Euro-Buchung und 15 Prozent OTA-Provision ist die OTA-Rechnung 15 Euro. Eine direkte Zahlung über Ihr eigenes System kostet Sie im Durchschnitt 2 Prozent, also 2 Euro. Netto-Einsparung pro Buchung: 13 Euro.
Um Break-even zu berechnen:
Break-even-Buchungen pro Monat = Fixkosten pro Monat geteilt durch Einsparung pro Buchung
Bei 40 Euro monatliche Kosten und 13 Euro Einsparung: 40 geteilt durch 13 ist 3,1. Runden Sie auf 4 Direktbuchungen pro Monat zum Break-even. Alles darüber hinaus ist Gewinn.
Break-even-Tabelle
Die Tabelle unten funktioniert für die häufigsten Kombinationen von monatlichen Kosten und Buchungswerten. Provision ist 15 Prozent, Zahlungskosten 2 Prozent, also Netto-Einsparung 13 Prozent pro Buchung.
| Monatliche Systemkosten | 80-Euro-Buchung | 120-Euro-Buchung | 160-Euro-Buchung |
|---|---|---|---|
| 20 Euro | 2 Buchungen | 1 Buchung | 1 Buchung |
| 40 Euro | 4 Buchungen | 3 Buchungen | 2 Buchungen |
| 60 Euro | 6 Buchungen | 4 Buchungen | 3 Buchungen |
| 80 Euro | 8 Buchungen | 5 Buchungen | 4 Buchungen |
Netto-Einsparung pro Buchung: bei 80 Euro sind das 10,40 Euro, bei 120 Euro 15,60 Euro, bei 160 Euro 20,80 Euro.
Berechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Sie brauchen drei Zahlen: Ihren durchschnittlichen Buchungswert, Ihren OTA-Provisionsprozentsatz und die monatlichen Kosten Ihres Systems. Einsparung pro Buchung ist der Provisionsbetr minus 2 Prozent Zahlungskosten. Teilen Sie Ihre monatlichen Kosten durch diese Einsparung und Sie haben Ihr Break-even.
Was auffällt: Bei höheren Buchungswerten sinkt die Schwelle schnell. Ein Glamping mit einem durchschnittlichen Buchungswert von 160 Euro braucht nur 2 Direktbuchungen pro Monat bei einem 40-Euro-System. Fast jedes Glamping erreicht das im ersten Monat.
Pro Unterkunftstyp
Die Schwelle ist nicht überall gleich. Volumen, durchschnittlicher Buchungswert und OTA-Traffic-Anteil bestimmen, wie schnell Sie die Investition machen.
B&B mit 3 bis 5 Zimmern
Durchschnittlicher Buchungswert 80 bis 120 Euro, relativ niedriges Volumen. Break-even: 2 bis 5 Buchungen pro Monat. Wählen Sie ein System mit niedrigen Fixkosten, unter 30 Euro pro Monat, wenn möglich. Viele B&Bs bekommen 10 bis 20 Buchungen pro Monat von Plattformen. Auch wenn Sie nur 3 direkt abwickeln, haben Sie Ihre Kosten gedeckt.
Hostel mit Schlafsaalzimmern
Niedrigerer durchschnittlicher Buchungswert pro Reservierung, aber höheres Volumen. OTA-Provision addiert sich über die Buchungsmenge. Break-even sitzt etwas höher in absoluten Zahlen, aber ist leichter zu erreichen. Wiederholte junge Reisende sind leichter auf Direktbuchung über einen Loyalitätsvorteil zu konvertieren.
Glamping oder spezielle Unterkunft
Höhere Buchungswerte, längere Aufenthalte, oft saisonal. Die Einsparung pro Buchung ist hier am größten. Bei einer 500-Euro-Wochenbuchung und 15 Prozent Provision nimmt die Plattform 75 Euro. Direkte Zahlung kostet 10 Euro. Netto-Nutzen pro Buchung: 65 Euro. Bei 40 Euro monatliche Kosten rechnet sich das im ersten Monat mit einer Buchung.
Warum Besitzer die Schwelle unterschätzen
Zwei Gründe, warum die meisten es zu lange aufschieben.
Erstens die Annahme, dass ein Buchungssystem kompliziert und teuer ist. Das war einmal wahr. Die jetzt verfügbaren Systeme für kleine Unterkünfte kosten 20 bis 60 Euro pro Monat ohne MwSt und lassen sich in einem Nachmittag einrichten. Kein großes Rollout, kein Developer nötig.
Zweitens fühlt sich Pro-Buchung-Provision überschaubar an. 18 Euro auf einer 120-Euro-Buchung scheint klein. Aber wie Booking.com-Provision berechnet zeigt: bei 60 Buchungen pro Monat sind das über 12.000 Euro pro Jahr, die Sie nicht sehen.
Die echte Frage
Nicht: "Kann ich es mir leisten?" Sondern: "Wie lange warte ich noch, bis Geld zu verdienen, das ich jetzt jeden Jahr an Plattformen zahle?"
Website-Kosten einrechnen
Ein Buchungssystem funktioniert nicht ohne Ihre Site. Gäste landen irgendwo, lesen über Ihre Zimmer und buchen erst dann. Haben Sie bereits eine funktionierende Site, bleibt das Break-even wie oben berechnet. Haben Sie keine oder sie ist veraltet, fließt dieser Kostenpunkt ein.
Planen Sie 1.500 bis 5.000 Euro einmalig für eine anständige Site. Über 3 Jahre verteilt sind das 40 bis 140 Euro pro Monat zusätzlich. Bei 13 Euro Einsparung pro Buchung bedeutet das 6 bis 12 Direktbuchungen pro Monat statt 3 bis 4. Immer noch erreichbar für die meisten Unterkünfte, aber fair, das einzurechnen. Was eine Site genau kostet und wo die Unterschiede liegen, steht in Hotelwebsite-Kosten aufgeschlüsselt.
Das Buchungssystem ist ein Stück einer größeren Geschichte über weniger Abhängigkeit von Plattformen. Wie Direktbuchungen, Ihre eigene Site und Ihre Marge verbunden sind, lesen Sie in Direktbuchungen Hub.
Was Sie jetzt tun können
Die Mathematik ist einfach und Sie können sie in fünf Minuten mit Ihren eigenen Zahlen durchführen. Nutzen Sie den Sparrechner, um Ihr Break-even direkt zu berechnen.
Möchten Sie wissen, welches System am besten für Sie passt? Lesen Sie Buchungsmodul-Vergleich: die Optionen. Möchten Sie die technische Seite, Ihr eigenes Buchungssystem einrichten hat sie Schritt für Schritt. Und wenn Sie überprüfen möchten, was ein Buchungssystem tut, das steht in Was ist ein Buchungssystem.
Die Schwelle liegt nicht bei hundert Buchungen pro Monat. Sie liegt bei drei oder vier.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel kostet Ihr eigenes Buchungssystem durchschnittlich pro Monat?
Wie viele Direktbuchungen brauche ich zum Break-even?
Profitiert ein B&B mit wenigen Zimmern auch von seinem eigenen System?
Sollte ich dann Booking.com aufgeben?
Was wenn ich break-even nicht erreiche?
Zählen die Kosten der Website selbst zum Break-even?
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