Zahlung im Voraus oder bei Ankunft: Was wählen Sie?

Ein Gast, der bucht, aber nicht zahlt, kostet Sie nichts bis er nicht auftaucht. Dann kostet er Sie alles.

Das Problem mit beiläufigem Buchen

Direktbuchungen sind billiger als Plattformbuchungen, das stimmt. Sie können warum Direktbuchung günstiger ist anderswo lesen, aber die Kehrseite landet hier: Direktbuchungen ohne Zahlungspflicht sind auch beiläufiger. Ein Gast, der über Booking.com bucht, hat bereits seine Kartendaten eingegeben. Ein Gast, der Ihnen eine E-Mail schreibt oder eine Option über Ihre Website ohne Zahlung reserviert, hat das nicht.

Dieser Unterschied in der Verbindlichkeit überträgt sich direkt auf Ausfallzahlen. Bei Direktbuchungen ohne Kaution schauen Sie leicht auf 5 bis 15 Prozent Ausfälle. Bei einem B&B mit 6 Zimmern und 60 Buchungen pro Monat bedeutet eine 10-prozentige Ausfallquote 6 Zimmer pro Monat, die Sie nicht mehr verkaufen können. Diese Nächte sind weg.

Also ist die Frage nicht nur, ob Sie mit Direktbuchungen Provision sparen. Es geht auch darum, wie Sie Ihre Umsätze schützen, sobald der Plattformpuffer verschwindet.

Was die beiden Modelle kosten und liefern

Sagen wir, Sie betreiben ein B&B mit 6 Zimmern. Durchschnittlicher Buchungswert: 120 Euro pro Aufenthalt. Sie bearbeiten 60 Buchungen pro Monat, 20 davon kommen direkt über Ihre Website.

Szenario A: Zahlung bei Ankunft, keine Kaution

Ihre Ausfallquote liegt bei direkten Buchungen bei 12 Prozent. Das sind 2,4 leere Zimmer pro Monat.

Szenario B: 25-Prozent-Kaution, Rest bei Ankunft

Ihre Ausfallquote sinkt auf 3 Prozent. Gäste, die 30 Euro überwiesen haben, erscheinen fast immer.

Eine Kaution schützt Sie in diesem Beispiel über 2.500 Euro pro Jahr, ohne mehr Buchungen zu brauchen.

Vergleich: drei Modelle nebeneinander

Jedes Zahlungsmodell hat unterschiedliche Stärken. Hier sind sie nebeneinander.

Volle Vorauszahlung funktioniert am besten für Unterkünfte, wo der Druck pro Zimmer hoch ist und der Buchungswert auch: denken Sie an Glamping mit fünf Außeneinheiten oder ein Designhotel mit drei Suiten. Ein Ausfall schneidet dort tief.

Zahlung bei Ankunft hat noch einen Platz in Hostels mit vielen Betten und niedriger Auslastungshürde. Wenn Sie 20 Betten haben und ein Gast nicht kommt, erholen Sie sich leichter als ein B&B mit drei Zimmern.

Welches Modell pro Unterkunftstyp

Nicht jedes Geschäft funktioniert gleich. Hier ist eine praktische Faustregel pro Typ.

B&B (3-8 Zimmer). Jedes leere Zimmer schmerzt sehr. Wählen Sie eine Kaution von 25 bis 30 Prozent, Restbetrag bei Ankunft. Vermeiden Sie die Hürde der vollen Vorauszahlung bei Aufenthalten länger als 2 Nächte, indem Sie die Kaution auf max. 1 Nacht begrenzen.

Hostel. Der Durchsatz ist hoch, Betten sind günstiger. Zahlung bei Ankunft ist akzeptabel, wenn Sie solide Stornobedingungen haben. Erwägen Sie eine Kaution für Gruppenbuchungen von 5 Personen oder mehr, wo Ausfallrisiko höher ist.

Glamping. Aufenthalte sind einzigartig und können kurzfristig nicht neu vermietet werden. Volle Vorauszahlung ist hier das Vertretbarste und Gäste verstehen es besser. Sie können eine teilweise Rückgabebedingung anwenden, wenn ein Gast mehr als 30 Tage im Voraus storniert.

Designhotel. Hängt von durchschnittlicher Aufenthaltsdauer und Buchungswert ab. Bei einer durchschnittlichen Buchung von 300 Euro oder mehr bedeutet eine 30-prozentige Kaution immerhin 90 Euro, was Gäste ernst zu nehmen zwingt. Das ist ein gesundes Filter.

Wirkung auf Conversion: Wie viele Gäste springen ab?

Die Besorgnis vieler Besitzer ist, dass Gäste abspringen, sobald sie Vorauszahlung leisten müssen. Diese Besorgnis ist teilweise berechtigt: Volle Vorauszahlung bei einer unbekannten Unterkunft senkt die Conversion messbar, besonders bei Gästen, die Sie nicht kennen.

Aber eine Kaution von 20 bis 30 Prozent hat einen viel kleineren Effekt auf die Conversion als Besitzer erwarten. Der Gast, der bei einer 30-Euro-Kaution abspringt, hätte ohnehin nicht gezahlt, hätte er nicht Ausfall gewesen. Sie verlieren wirklich nur die am wenigsten engagierten Bucher, und das ist genau die Gruppe, die Ihre Ausfallstatistiken aufbläht.

Sie stellen Gastvertrauen her mit:

• einer klaren, fair formulierten Stornobedingung die beim Buchen angezeigt wird
• einer Bestätigungs-E-Mail, die erklärt, wann der Restbetrag fällig ist
• einem einfachen Stornierungsprozess, falls der Gast seine Meinung ändert

Gäste akzeptieren Zahlungsverpflichtungen bereitwilliger, wenn die Bedingungen verständlich sind und der Stornierungsweg klar ist.

Häufige Fehler

Ein Zahlungsmodell einrichten, aber die Stornobedingung vergessen. Eine Kaution ohne entsprechende Stornobedingung schafft rechtliche Mehrdeutigkeit. Richten Sie beide gleichzeitig ein.

Volle Vorauszahlung erfordern, aber keinen Rückgabeweg anbieten. Gäste, die 6 Wochen im Voraus stornieren, erwarten eine Rückerstattung. Wenn Sie das nicht vorsehen, riskieren Sie Chargebacks über die Bank, was mehr Ärger als der Ausfall selbst ist.

Das gleiche Modell für jeden Zimmertyp verwenden. Ein Standardzimmer und eine Brautsuite haben unterschiedliches Ausfallrisiko und unterschiedlichen Buchungswert. Setzen Sie unterschiedliche Bedingungen pro Zimmertyp, wenn Ihr Buchungssystem es erlaubt.

Das Zahlungsmodell von Booking.com kopieren. Booking.com bietet Gästen standardmäßig flexible Stornierung an, um die Conversion auf der Plattform hoch zu halten. Das ist ihr Interesse, nicht Ihrer. Auf Ihrer Website setzen Sie die Bedingungen, die zu Ihnen passen.

Den Cashflow-Vorteil nicht berücksichtigen. Vorauszahlung oder Kaution bedeutet, dass das Geld bereits auf Ihrem Konto ist, bevor der Gast ankommt. Das ist ein konkreter Vorteil zum Auffüllen, Personaleinsatz oder saisonale Vorbereitung. Lassen Sie das nicht auf dem Tisch liegen.

Wie Sie das Zahlungsmodell praktisch einrichten

Ein Zahlungsmodell ist nur wertvoll, wenn es tatsächlich live in Ihrem System ist. In der Praxis ist die Hürde niedriger als Besitzer denken. In 4 Schritten haben Sie es geschafft:

1. Legen Sie Ihr Standardmodell pro Zimmertyp fest. Für ein B&B ist das typischerweise eine 25-prozentige Kaution, für Glamping volle Vorauszahlung.
2. Setzen Sie den Kautions-Prozentsatz in Ihrem Buchungssystem. Das ist ein Feld, keine maßgeschneiderte Arbeit.
3. Verknüpfen Sie die Stornobedingung damit und stellen Sie sicher, dass der Gast sie vor der Zahlung sieht.
4. Tätigen Sie 1 Buchung als Test und überprüfen Sie, dass der richtige Betrag berechnet und die Bestätigungs-E-Mail korrekt ist.

Erwarten Sie 30 Minuten für die ganze Einrichtung. Das ist eine einmalige Aufgabe, die Ihnen hunderte Euro pro Monat an verhinderten Ausfällen spart. Warten Sie nicht auf Hochsaison, das ist wenn die leeren Zimmer am meisten weh tun.

Was Sie jetzt tun können

Zahlungsmodell und Stornobedingung sind zwei Seiten der gleichen Medaille. Lesen Sie wie Sie Stornobedingungen formulieren, die Gäste akzeptieren und stellen Sie sicher, dass beide in Ihrem Buchungssystem gleichzeitig eingerichtet werden.

Haben Sie noch keinen eigenen Buchungsknopf? Dann läuft jedes Zahlungsmodell ohnehin über die Plattform. Überprüfen Sie zuerst, was ein Reservierungssystem für Sie liefert und lesen Sie was ein Buchungssystem ist und wie es funktioniert.

Möchten Sie das volle Bild zu Direktbuchungen, von Provision zu Zahlungsbedingung zu Buchungsknopf, beginnen Sie mit dem kompletten Leitfaden zu Direktbuchungen. Möchten Sie sehen, was Direktbuchungen sparen Ihnen pro Jahr, sobald Sie Ausfälle senken, laufen Sie es durch den Sparrechner. Und wenn Sie lieber möchten, dass jemand die Zahlungsbedingung und Buchungseinstellungen für Sie einrichtet, schauen Sie sich Marketing für Hotels an.