Die Zahlen, die wirklich zählen: ein einfaches KPI-Dashboard für Ihre Unterkunft

Die meisten Unterkunftsbesitzer messen zu viel oder gar nichts. Fünf Zahlen sagen dir fast alles, was du brauchst: Auslastung, ADR, RevPAR, dein Anteil an Direktbuchungen und was eine Buchung dich durchschnittlich kostet.

Das Problem

Sie haben ein Booking-Dashboard, ein Google Analytics-Konto, eine E-Mail von Ihrem Buchungsmodul mit monatlichen Zahlen und irgendwo einen Ordner mit Rechnungen. Vier Quellen, alle unterschiedliche Zahlen, und keine zeigt Ihnen, ob es besser oder schlechter als letztes Jahr ist.

Das Gegenteil passiert genauso oft. Sie schauen sich den Kontostand am Ende des Monats an, sehen, dass es "ok" war, und machen weiter. Keine Zahl, kein Vergleich, keine Idee, ob der beschäftigte Juli tatsächlich besser war als letztes Jahr oder sich nur beschäftigter anfühlte.

Beides kostet Sie Geld. Zu viel Messung lähmt: Sie ertrinken in Dashboards und treffen keine Entscheidungen. Keine Messung bedeutet, dass Sie nur bemerken, dass Ihre Auslastung sinkt, wenn die Saison bereits vorbei ist und es nichts mehr gibt, das Sie tun können.

Die Lösung ist keine teure Software. Es ist eine kurze Liste der Zahlen, die wirklich zählen, an einem Ort, einmal pro Monat aktualisiert. Datengesteuert arbeiten (Entscheidungen basierend auf Zahlen statt Bauchgefühl) muss für eine kleine Unterkunft nicht kompliziert sein.

Ausgearbeitetes Beispiel

Das sind die Zahlen, die für eine Unterkunft bis etwa 15 Zimmer zählen. Nicht mehr. Jede Zahl hat einen Zweck, einen Zielwert und einen Ort, wo man sie findet.

RevPAR ist die wichtigste Zahl in dieser Liste, weil sie Preis und Auslastung in einer Zahl kombiniert. Ein Beispiel: Sagen Sie, Sie haben 6 Zimmer und im Juni einen Zimmerumsatz von 16.200 Euro. Das sind 30 Tage mal 6 Zimmer, also 180 verfügbare Zimmernächte. RevPAR ist dann 16.200 geteilt durch 180, oder 90 Euro. Wenn Sie 150 dieser 180 Nächte verkauft haben, beträgt Ihre Auslastung 83% und Ihr ADR beträgt 108 Euro (16.200 geteilt durch 150).

Warum RevPAR fairer ist als ADR: Sie können Ihren Preis hoch halten und trotzdem schlecht abschneiden. Ein ADR von 120 Euro klingt großartig, aber wenn es Sie halb leer läßt, könnte Ihr RevPAR nur 60 Euro sein. Jemand mit einem ADR von 95 Euro und einem vollen Kalender macht es besser. RevPAR entlarvt Sie bei dieser Selbsttäuschung.

Schritt für Schritt

Sie bauen das in Google Sheets oder Excel auf. Kein Plugin, kein Abonnement, keine Integration. Budgetieren Sie eine halbe Stunde für die ursprüngliche Einrichtung und dann zehn Minuten pro Monat.

1. Erstellen Sie einen Tab mit den Monaten, die darunter aufgelistet sind. Die erste Spalte ist der Monat (Januar, Februar usw.). Daneben eine Spalte pro Kennzahl aus der obigen Tabelle. Beginnen Sie mit fünf Spalten, Sie können jederzeit erweitern.

2. Geben Sie die Rohdaten ein, nicht die berechneten. Geben Sie pro Monat die Anzahl der verkauften Zimmernächte, Ihre verfügbaren Zimmernächte (Zimmer mal Tage), Ihren gesamten Zimmerumsatz und Ihre Gesamtprovision plus Gebühren ein. Das sind die Zahlen, die Sie tatsächlich haben.

3. Lassen Sie das Spreadsheet die KPIs berechnen. ADR ist Zimmerumsatz geteilt durch Nächte verkauft. RevPAR ist Zimmerumsatz geteilt durch verfügbare Nächte. Auslastung ist verkauft geteilt durch verfügbare Nächte. Kosten pro Buchung ist Provision plus Gebühren geteilt durch Anzahl der Buchungen. Eine Formel pro Zelle, dann für jeden Monat nach unten ziehen.

4. Fügen Sie eine Spalte mit dem Wert des gleichen Monats letzten Jahres hinzu. Das ist der wichtigste Schritt. Ein RevPAR von 90 Euro sagt nichts. Ein RevPAR von 90 Euro gegen 78 Euro letzten Juni sagt Ihnen, dass Sie 15% besser machen. Der Vergleich mit dem gleichen Monat letzten Jahres nimmt die Saison aus Ihren Zahlen.

5. Machen Sie ein einfaches Chart. Setzen Sie RevPAR pro Monat in ein Liniendiagramm, dieses Jahr und letztes Jahr überlagert. Ein Blick und Sie sehen, ob Sie steigen oder fallen. Sie brauchen nicht mehr Charts als das.

6. Legen Sie einen wiederkehrenden Termin in Ihrem Kalender fest. Der erste jedes Monats, zehn Minuten, geben Sie die Zahlen des letzten Monats ein. Ohne einen fixen Moment vergessen Sie es, und ein Jahr später haben Sie ein leeres Spreadsheet.

Wollen Sie es gleich richtig einrichten, ohne es selbst herauszufinden, helfen wir gerne bei Marketing für Hotels. Das Spreadsheet selbst bleibt Ihres und läuft danach von selbst.

Häufige Fehler

• Jede Zahl wollen, die Sie finden können. Ein Dashboard mit 30 Zahlen ist kein Dashboard, es ist ein Spreadsheet, das Sie nie wieder anschauen. Die Kraft liegt in der Beschränkung. Fünf Zahlen, die Sie jeden Monat überprüfen, schlagen dreißig, die Sie einmal eingeben und dann ignorieren.

• Auf einen Monat statt den Trend schauen. Ein schlechter Monat sagt nichts. Ein RevPAR, das drei Monate in Folge sinkt, ist ein Signal. Schauen Sie immer auf die letzten drei bis sechs Monate, nicht auf die jüngste Zahl.

• Vergessen, mit letztem Jahr zu vergleichen. Tourismus ist saisonal. August ist immer besser als November. Ohne Vergleich mit dem gleichen Monat letzten Jahres messen Sie die Saison, nicht Ihre eigene Leistung.

• ADR als einzige Preis-Kennzahl verwenden. Ein hoher durchschnittlicher Zimmerpreis fühlt sich gut an, versteckt aber leere Zimmer. Berechnen Sie immer auch RevPAR. Wie Sie Preis und Auslastung zusammen steuern, wird behandelt in Revenue Management für eine kleine Unterkunft.

• Die Website-Seite vergessen. Wie viele Menschen Ihre Website besuchen und wie viele von ihnen buchen, ist genauso sehr ein KPI wie RevPAR. Verbinden Sie Ihr Dashboard mit dem, was online passiert. Wie Sie das messen, wird behandelt in Konversion auf Ihrer Hotelsite messen und Google Analytics 4 für Ihre Hotelwebsite einrichten.

Was Sie jetzt tun können

Öffnen Sie heute ein leeres Google Sheet und legen Sie die fünf Spalten aus: Monat, Zimmernächte verkauft, Zimmernächte verfügbar, Zimmerumsatz, Provision. Füllen Sie die letzten drei Monate mit Zahlen, die Sie bereits aus Ihrem Buchungsmodul und Ihrem Booking Extranet haben. Das reicht, um den ersten Trend zu sehen.

Danach fügen Sie eine Zeile pro Monat hinzu. Nach einem halben Jahr haben Sie eine Linie, die Ihnen zeigt, ob Ihr RevPAR steigt, ob Ihr Direktanteil wächst und ob Ihre Kosten pro Buchung sinken. Das ist genau das, was teure Dashboard-Software Ihnen auch zeigt, nur ohne Abonnement.

Die zwei Zahlen, die Sie am meisten steuern können, sind Ihr Direktanteil und Ihre Kosten pro Buchung. Wenn die erste steigt und die zweite sinkt, werden Sie weniger abhängig von Booking und behalten mehr pro Gast. Was ein Wechsel zu Direktbuchungen Ihnen konkret wert ist, berechnen Sie im Sparcalculator.

Lieber würde ich zusammen mit Ihnen anschauen, welche Zahlen für Ihre Unterkunft am meisten steuern und wie Sie weniger abhängig von Booking werden mit ihnen? Das besprechen wir bei Marketing für Hotels.